Pogosta vprašanja

Za pričetek uporabe morate s strani šole pridobiti varnostno kodo s katero boste potrdili, da ste pooblaščeni za dostopanje do informacij o otroku. Po vnosu varnostne kode, boste najprej potrdili vaše kontaktne podatke, s čimer boste zagotovili nemoteno in varno komunikacijo med vami in šolo. Nato boste izbrali želeno storitev, ki vam in vašemu otroku najbolj odgovarja.

Cena storitve mojAsistent POPOLNI za starše je 32,90 € za celo šolsko leto. Prejemnika obvestil v paketu sta lahko oba starša oziroma skrbnika.

Cena storitve mojAsistent POPOLNI za učence znaša 38,90 € za celo šolsko leto.

V kolikor se odločite za uporabo obeh zgoraj navedenih storitev, je cena v paketu 49,90 € za celo šolsko leto.

Želeni način komunikacije spremenite tako, da se z vašimi uporabniškimi podatki prijavite v portal za starše Moja šola na naslovu https://www.easistent.com/prijava. Po prijavi v meniju na levi kliknite na možnost Komunikacija s šolo, ki vas bo usmerila na nastavitev želenega načina komunikacije.

Do slednjih podatkov lahko pridete na več načinov. Prvi način, ki je za starše v celoti brezplačen in izhaja iz vaše roditeljske pravice oz. pravice, ki gredo zakonitemu zastopniku mladoletne osebe, je običajni način, ki ga zagotavljajo šole skladno z veljavnimi predpisi in internimi pravilniki šole. Najpogostejša oblika seznanitve z ocenami so individualne govorilne ure z učiteljem, ki poučuje vašega otroka oziroma mu je razrednik, roditeljski sestanki itd.

Drugi način, ki sledi sodobni informacijski tehnologiji in njenemu razvoju ter ga šola vašega otroka z uporabo portala omogoča, je seznanitev z ocenami preko nadstandardne storitve ZA STARŠE. Portal za starše Moja šola je v osnovi brezplačno orodje, ki omogoča elektronsko komunikacijo s šolo: izmenjavo sporočil med šolo in starši, urejanje prehrane, vpogled v urnik in dogodke na šoli. Namenjen je staršem, ki želijo biti v stalnem stiku s šolo in jim tako olajša vdrževanje stika.

Naročilo storitve mojAsistent POPOLNI za starše (oz. zakonite zastopnike) ni obvezno in v ničemer ne posega v roditeljske pravice oziroma pravice, ki staršu pripadajo iz naslova zakonitega zastopnika. To je zgolj eden izmed neobveznih načinov seznanitve z ocenami svojega otroka, ki je bil staršem predstavljen s strani šole, ki jo otrok obiskuje. Poleg ocen ste obveščeni tudi o izostankih otroka, pohvalah, napovedanih ocenjevanjih znanja... Na spletu ali preko mobilne aplikacije pa lahko pregledujete še ostale vsebine: urnik, dogodke, sporočila, idr.
 

Vsak starš ima možnost sam izbrati kakšen način elektronske komunikacije želi uporabljati.
 

Plačilo storitve velja za celotno šolsko leto.

Izven tega obdobja se SMS in elektronska sporočila ne pošiljajo, še vedno pa lahko do informacij pridete prek portala za starše, do zaključka šolskega leta. V kolikov otrok zaključi šolanje in z novim šolskim letom ni več vpisan, do portala ne morete več dostopati
 

Prijavo na portal za starše Moja šola izvedete samo enkrat in velja vse do preklica. Želeni način elektronske komunikacije - mojAsistent MINIMALNI, mojAsistent POPOLNI ali Ne želim elektronskega sodelovanja s šolo, izberete preko portala za urejanje vaših osebnih podatkov. V portal se prijavite na naslovu https://www.easistent.com/prijava z vašimi uporabniškimi podatki.

Ko otrok zaključi šolanje, prijava avtomatično preneha.
 

V primeru, če se otrok prepiše na drugo šolo ali preide iz osnovne šole na srednjo šolo, je potrebno oddati novo prijavo, ki bo veljava za novo šolo.

V kolikor ste naročnino v lanskem šolskem letu preklicali, morate oddati novo prijavo oziroma spremeniti želeni način komunikacije s šolo. 
 

Ne, naročnino je potrebno plačati v enkratnem znesku. Če bi plačevali za vsak mesec posebej, bi na koncu plačali precej višji znesek zaradi provizije, ki jo zaračuna banka oz. pošta za plačilo položnice.

Dostopne podatke do svojega portala učenci prejmejo v šoli.

Nadgradnjo mojAsistent POPOLNI za učence lahko starši vklopite na svojem starševskem portalu.

Cena je 32,90 € za celo šolsko leto.

V kolikor ste se odločili za uporabo nadstandardne storitve mojAsistent POPOLNI za starše in storitve mojAsistent POPOLNI za učence, vam obe skupaj ponujamo za ceno 49,90 € za celo šolsko leto.

Vse spremembe v zvezi s tipom storitev za učence urejate starši preko svojega starševskega portala. V portal se prijavite s svojimi dostopnimi podatki na naslovu https://www.easistent.com/prijava

Naročnina se plača za vsakega otroka posebej in velja za celo šolsko leto.

Storitev mojAsistent MINIMALNI za učence je na voljo vsem učencem in je v okviru šole brezplačna. Učenci imajo vedno pravico do seznanitve z lastnimi podatki pri pouku, razredniku in preko govorilnih ur pri učiteljih. 

Letna naročnina v višini 38,90€ predstavlja zgolj nadomestilo za enostavnejši dostop do podatkov preko mobilne aplikacije. Starši se lahko sami odločite, ali želite storitev mojAsistent MIMINLANI za učence nadgraditi v mojAsistent POPOLNI za učence da bo imel otrok možnost še bolje spremljati in pridobivati svoje znanje, se pravočasno in kvalitetno pripraviti na ocenjevanja znanja, spremljati aktivnosti v šoli ipd.

To ni potrebno. Način želene komunikacije lahko nastavite posebej zase in za vašega otroka. V kolikor izberete storitev za starše in učence skupaj, je cena samo 49,90 € za celo šolsko leto.

Otrok si želenega načina elektronske komunikacije ne more nastaviti sam, saj to lahko uredite samo starši.

Otrok naj odpre aplikacijo mojAsistent ter klikne na eno izmed možnosti: Nimaš uporabniškega imena in gesla? ali Si pozabil geslo? ter si ponastavi dostopne podatke. 

V kolikor prijava v mobilno aplikacijo še vedno ne deluje, nas kontaktirajte na elektronski naslov starsi@easistent.com in zadevo bomo podrobneje preverili.

Najprej mora nova šola v sistem vnesti vaše podatke in vam poslati varnostno kodo. Preko varnostne kode boste potrdili vašo mobilno številko in elektronski naslov ter izbrali želeni način komunikacije s šolo.

V kolikor boste podali isti elektronski naslov kot na prejšnji šoli, bo uporabniško ime in geslo za dostop ostalo enako, kot na prejšnji šoli. 

Geslo lahko spremenite po prijavi na portal za starše. Na levi v meniju kliknite na Nastavitve. Na dnu strani je obrazec za spremembo gesla, v katerega morate najprej vpisati staro in nato novo geslo ter spremembo shraniti.

Če ste geslo pozabili, ga lahko obnovite tako da kliknite povezavo Ste pozabili geslo? ali gumb NE MOREM SE PRIJAVITI. Lahko ga ponastavite tudi preko povezave tukaj - https://www.easistent.com/pozabljeno_geslo

V primeru, da ste pozabili geslo, lahko nastavite novo geslo s pomočjo obrazca za pozabljeno geslo na tem naslovu https://www.easistent.com/pozabljeno_geslo ali s klikom na gumb NE MOREM SE PRIJAVITI.

V obrazec vpišite vaš elektronski naslov, ter kliknite na gumb Pošlji povezavo za nastavitev novega gesla! in sledite navodilom, ki jih boste prejeli na vaš elektronski naslov.
 

To možnost imate. Z razrednikom pa se morate predhodno dogovoriti, če mu ta oblika sporočanja opravičil ustreza.

Če šola vodi prehrano prek eAsistenta, potem lahko urejate odjave od prehrane oz. izbiro menijev prek portala za starše. Enako možnost ima tudi otrok. Na šoli preverite kakšne možnosti vam omogočajo.

V tem primeru ste prijavljeni na portal za starše za oba otroka. Če želite spremeniti pogled oz. preveriti informacije o drugem otroku, potem levo na vrhu menija z miško kliknite na ime drugega otroka. Tako boste prekopili na profil drugega otroka. 

Dostopne podatke do portala mojAsistent učenci in dijaki pridobijo v šoli. Če imate aktiviran dostop do portala za starše, lahko dostopne podatke svojemu otroku dodelite tudi starši sami v nastavitvah starševskega portala:

1. Prijavite se na portal za starše.
2. V meniju na levi kliknite na“Komunikacija s šolo”.
3. Nato pod podatki za dostop pod imenom in priimkom od otroka imate pri geslu možnost Uredi. 
4. S klikom na, Da želim novo geslo, se podatki ponastavijo in prikaže se novo geslo. Geslo morate prepisati ali kopirati in jih nato predati otroku.
5. Če imate več otrok, preklopite na drugega in ponovite postopek.

Povezava za ponastavitev gesla se nahaja na strani https://www.easistent.com/pozabljeno_geslo. 
Ob vnosu otrokovega elektronskega naslova bodo na njegov naslov poslana navodila za ponastavitev dostopnih podatkov.

1. Prijavite se na portal za starše.
2. V meniju na levi kliknite na“Komunikacija s šolo”.
3. Nato pod podatki za dostop pod imenom in priimkom od otroka imate pri geslu možnost Uredi. 
4. S klikom na, Da želim novo geslo, se podatki ponastavijo in prikaže se novo geslo. Geslo morate prepisati ali kopirati in jih nato predati otroku.
5. Če imate več otrok, preklopite na drugega in ponovite postopek.

Portal za učence mojAsistent omogoča tudi prijavo ali odjavo prehrane, če šola vodi prehrano prek eAsistenta. Na šoli preverite katere možnosti omogoča.

V tem primeru se obrnite na razrednika, da vam pošlje novo. 
 

Če je varnostna koda postala neveljavna, ker ste trikrat napačno vpisali datum rojstva otroka, skupaj z razrednikom preverite tudi, če je v šolski evidenci vpisan pravilen datum.

V kolikor želite dodati ali spremeniti elektronski naslov ali mobilno številko za obveščanje, spremembo kontaktnih podatkov javite razredniku, ki bo podatke vnesel ali spremenil. Pravilni in ažurni kontaktni podatki bodo razredniku in šoli omogočili, da vas lahko kontaktirajo v nujnih primerih. 

Če ste se v portal za starše vstopili z varnostno kodo, lahko svoje kontaktne podatke (mobilno številko, elektronski naslov) spremenite tudi sami. 

S svojim uporabniškim imenom in geslom se prijavite v portal za starše ter na levi strani v meniju izberite Komunikacija s šolo ter nato v prvi točki uredite svoje kontaktne podatke. Ko vnesete nov kontaktni podatek, nanj prejmete potrditveno kodo s katero potrdite pravilnost kontakta.

S pomočjo nastavitev na portalu za starše lahko izbirate med dnevnim in tedenskim načinom obveščanja.

mojAsistent POPOLNI za starše vsebuje naslednja obvestila (dnevni način):

Obvestilo o izostankih prejmete naslednji delovni dan od učiteljevega vpisa v dnevnik.
Opažanja učitelja o delu in vedenju otroka prejmete takoj, ko jih učitelj vpiše in zaključi učno uro.
Obvestilo o ocenah prejmete s 3-dnevnim zamikom, ko učitelj vpiše oceno v eRedovalnico. Na ta način je otroku omogočeno, da vam lahko sam pravoočasno pove za pridobljeno oceno.
Obvestila o napovedanih preverjanjih in ocenjevanjih znanja prejmete vsak petek za prihodnje tri tedne, če jih učitelj vpiše v eRedovalnico.

V kolikor vklopite tedenski način obveščanja boste zgoraj našteta obvestila prejeli vsako sredo v tedenskem povzetku. Vsak petek pa boste prejeli obvestilo o preverjanjih in ocenjevanjih znanja za prihodnje tri tedne.
 

Obvestilo o oceni prejmete s 3-dnevnim zamikom od dneva, ko učitelj vpiše oceno v eRedovalnico. Otrok ima tako možnost, da vam sam pove za oceno, vi pa še vedno dovolj časa, da pravočasno ukrepate, v kolikor bi bilo to potrebno.

Obvestilo prejmete po elektronski pošti in/ali SMSu, poleg tega je ocena po treh dneh prikazana v redovalnici na portalu za starše in mobilni aplikaciji.

Podatki o ocenah se vidijo s 3-dnevnim zamikom od dneva, ko je učitelj vpisal podatke v eRedovalnico. Dokler učitelj ne vpiše ocene v eAsistenta, ocena na portalu za starše ali mobilni aplikaciji ne more biti vidna in se obvestilo o oceni ne more poslati. Predlagamo, da v takem primeru stanje preverite pri učitelju oz. razredniku vašega otroka.

• Ocene se na portalu prikažejo s 3-dnevnim zamikom.
• Napovedana preverjanja in ocenjevanja znanja se prikažejo, ko jih učitelj vpiše v eRedovalnico.
• Izostanki otroka se prikažejo z enodnevnim zamikom.
• Pohvalo in komentar starši vidijo takoj, ko jo učitelj vpiše in zaključi učno uro.
• Pripombo vidijo starši le v primeru, če se razrednik odloči posredovati informacijo o vsebini staršem.
• Domače naloge se prikažejo takoj, ko jih učitelj vpiše v eDnevnik in zaključi uro.
• Poleg zgornjih obvestil, vidijo starši tudi sklope sporočila, predmetnik in govorilne ure, članke in prehrano, če jo šola vodi preko eAsistenta.

Če izberete brezplačno storitev mojAsistent MINIMALNI za starše, preko spletne strani ne morete pregledovati napovedanih ocenjevanj in preverjanj znanja, ocen, izostankov, ter domačih nalog. Če naročite mojAsistent POPOLNI za starše in poravnate letno nadomestilo v višini 32,90 €, imate dostop tudi do teh podatkov.

Za spremembo elektronskega naslova pri učencu se obrnite na razrednika otroka.

Za razliko od staršev, ki oceno vidijo s 3-dnevnim zamikom, otrok obvestilo o oceni vidi takoj, ko učitelj vnese oceno v eAsistenta.

V primeru brezplačne storitve mojAsistent MINIMALNI za učence otrok vidi zadnjo vpisano oceno.

V primeru, če naročite mojAsistent POPOLNI za učence in poravnate letno nadomestilo v višini 38,90 € (ali 17 € v kompletu s storitvijo mojAsisetnt POPOLNI za starše), otrok vidi vse vpisane ocene po predmetih.

SMS oziroma e-mail obvestil o ocenah in napovedanih ocenjevanjih otroci na portalu Moja šola za učence ne prejemajo. Obvestila so namenjena staršem, ki se odločite za storitev mojAsistent POPOLNI za starše in prejemanje obvestil preko SMS in/ali e-mail.

Ocene in napovedana ocenjevanja znanja se v primeru storitve mojAsistent POPOLNI za učence (spletna in mobilna aplikacija) pojavijo takoj, ko jih učitelj vnese v eAsistenta.

Rešitev eAsistent je namenjena izključno vzgojno-izobraževalnim zavodom in slednjim omogoča elektronsko vodenje šolske dokumentacije. Vrste dokumentacij, ki jih morajo VIZ voditi (med drugim tudi redovalnica in dnevnik), so določene s podzakonskimi, izvršilnimi akti, sprejetimi s strani pristojnega ministra. Z izvršilnimi akti sta določena tudi način in oblika vodenja dokumentacije. Primeroma navajamo 2. člen Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli1, v katerem je določeno: 

»(1) […] Šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
(2) Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanja podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.«

Ne glede na to, ali šola vodi šolsko dokumentacijo v elektronski ali v papirnati obliki, vodenje le-te predstavlja beleženje podatkov, med drugim tudi osebnih podatkov učencev in njihovih staršev. Kateri so ti osebni podatki, ki jih šola lahko zbira in obdeluje oziroma vodi v šolski dokumentaciji, so taksativno navedeni v zakonu. V 95. členu Zakona o osnovni šoli2 je določeno:

»(1) Osnovna šola vodi naslednje zbirke podatkov:
1. zbirko podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,
2. zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah,
3. zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnosti učencev,
4. zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.
(2) Zbirka podatkov iz 1. točke prejšnjega odstavka obsega:
- podatke o učencu: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem in
- podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli.
(3) Zbirka podatkov iz 2. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz prve alinje prejšnjega odstavka še podatke o napredovanju učenca, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah.
(4) Zbirka podatkov iz 3. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz prve alinee drugega odstavka tega člena še podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju.
(5) Osebni podatki iz 3. točke prvega odstavka tega člena se zbirajo v soglasju s starši3 oziroma skrbniki učencev.
(6) Zbirka podatkov iz 4. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz 1. in 2. točke prvega odstavka tega člena še:
- družinsko in socialno anamnezo;
- razvojno anamnezo;
- strokovno interpretirane rezultate diagnostičnih postopkov;
- podatke o postopkih strokovne pomoči oziroma svetovanja;
- dokumentacijo v zvezi s postopkom usmerjanja učenca s posebnimi potrebami;
- strokovna mnenja drugih inštitucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih inštitucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic.[…]«

Iz zgoraj navedene zakonske določbe nedvoumno izhaja, katere osebne podatke je šola upravičena in hkrati dolžna pridobivati in hraniti. Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov, z izjemo podatkov iz tretje točke prvega odstavka 95. člena Zakona o osnovni šoli (to so posebne vrste osebnih podatkov), za katere je izrecno navedeno, da se zbirajo v soglasju s starši4, je zakon. To izhaja tudi iz 96. člena Zakona o osnovni šoli, v katerem je določeno:

»(1) Osebni podatki iz 95. člena tega zakona se pridobivajo iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev. Če se teh podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od staršev učenca.«
(2) Starši so dolžni vsako spremembo podatkov, vsebovanih v zbirkah podatkov iz 95. člena tega zakona, sporočiti šoli najkasneje v sedmih dneh od nastale spremembe.
(3) Starši imajo pravico do vpogleda v osebne podatke iz 95. člena tega zakona, ki se nanašajo na njihovega otroka. Staršem je treba omogočiti pregledovanje, prepisovanje in kopiranje teh podatkov.«

Šole torej za zbiranje, hrambo in obdelovanje osebnih podatkov učencev in nekaterih osebnih podatkov staršev ne potrebujejo pooblastil staršev ali drugih zakonitih zastopnikov. Pravna podlaga je zakon.

1 Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/12), Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 59/12), Pravilnik o dokumentciji v vrtcih (Uradni list RS, št. 61/12)
2 Zakon o osnovni šoli 95. člen, Zakon o gimnazijah 42. člen, Zakon o poklicnih in strokovnih šolah 86. člen, Zakon o izobraževanju odraslih 51. člen, Zakon o vrtcih 44. člen. 
3 Takšno soglasje starši praviloma podajo (ali ga ne podajo) ob vpisu otroka v osnovno šolo.
4 To so podaki npr. o zdravstvenem stanju, obdelava katerih je glede na člen 9 Splošne uredbe praviloma prepovedana, izjemoma pa je dopustna ob določenih pogojih, med katere primeroma spada privolitev posameznika ali izpolnjevanje obveznosti in izvajanje posebnih pravic upravljavcev - šol.

Osebni in drugi podatki, ki jih učitelji ali drugi strokovni delavci na vzgojno-izobraževalni ustanovi vnašajo v eAsistenta ob uporabi le-tega, se vpisujejo v posebno bazo podatkov eAsistenta, ki se hrani na strežnikih lociranih izključno v Sloveniji. Prenos podatkov od uporabnika, bodisi učitelja, strokovnega delavca šole ali ravnatelja, do strežnikov poteka preko varne HTTPS povezave. Podjetje eŠola d.o.o. pri tem zagotavlja varnost takšnih povezav in na podlagi vzpostavljenega pogodbenega razmerja s posameznim vzgojno izobraževalnim zavodom prevzema tudi odgovornost za slednjo. Vendar pa je posamezni vzgojno-izobraževalni zavod odgovoren, da v svojih prostorih in med uporabniki eAsistenta zagotovi, da so vsi računalniki in druge naprave, ki omogočajo uporabo eAsistenta oziroma dostop do eAsistenta ter posredovanje ali pridobivanje podatkov iz baz eAsistenta, skrbno varovani. Posamezen vzgojno-izobraževalni zavod je odgovoren tudi, da z različnimi ukrepi v okviru svojih pristojnosti prepreči morebitne zlorabe uporabniških imen in gesel svojih uporabnikov eAsistenta. Podjetje eŠola d.o.o. skrbi za varnost uporabniških imen in gesel uporabnikov z različnimi tehničnimi in organizacijskimi varnostnimi ukrepi, vendar ne more zagotoviti 100% varnosti, saj je 100% varnost odvisna od končnega uporabnika. In ne nazadnje je posamezen vzgojno izobraževalni zavod odgovoren, da ob kreiranju novega uporabniškega imena skrbno in največ v obsegu, kot je to potrebno, določi obseg pravic oz. pooblastil, ki jih posamezni učitelj ali drug strokovni delavec kot uporabnik eAsistenta ima. 

Po vzpostavitvi vseh zgodnjih ukrepov, ki so skrbno načrtovani in izvedeni, podjetje eŠola d.o.o. skrbi preko številnih organizacijskih, tehničnih in logično-tehničnih postopkov in ukrepov, da vsi podatki od uporabnika v bazo podatkov eAsistent potujejo varno preko HTTPS povezave in se na strežnikih varno shranjujejo. Vsi postopki in ukrepi so določeni tako v posamičnih aktih (izdana pooblastila zaposlenim, pogodbe o zaposlitvi itd.) kot tudi v notranjih aktih podjetja eŠola d.o.o., ki enako strogo zavezujejo vse zaposlene pri podjetju eŠola d.o.o. Ključna dokumenta, ki zadevata predmetno področje sta Krovna varnostna politika in Varnostna politika, ki določata odgovornosti za varovanje informacij, varnost človeških virov, upravljanje z informacijskimi sredstvi, klasificiranje informacij, varovanje poslovne skrivnosti, varovanje osebnih podatkov, ravnanje z nosilci podatkov in informacij, nadzor dostopov, kriptografijo, fizično in okoljsko varnost, varnost operacij, varnost komunikacije, razvoj in vdrževanje informacijskih sistemov, odnose z dobavitelji, postopke v primeru varnostnih incidentov, zagotavljanje neprekinjenega poslovanja ter skladnosti z zakonodajnimi in pogodbenimi zahtevami. Vzpostavljeni so tudi kontrolni mehanizmi za dosledno spoštovanje predpisanih ukrepov in izvajanje uvedenih postopkov. Dva ključna sta redni notranji nadzor, ki ga izvajajo za to pooblaščene in usposobljene osebe, zaposlene pri eŠoli d.o.o. ter zunanji revizijski pregledi, ki se vsako leto redno izvajajo s strani neodvisnega revizijskega organa za presojo skladnosti z mednarodnim standardom za informacijsko varnost ISO 27001. Vsi ti postopki in ukrepi so znotraj podjetja eŠola d.o.o. skrbno varovani in akti, ki določajo takšne ukrepe, so namenjeni le interni rabi v podjetju. Razkritje teh aktov nepooblaščenim osebam, bi namreč lahko povzročilo znižanje stopnje varnosti in ogrožanje vzpostavljenih mehanizmov za varstvo osebnih in drugih podatkov. Nasprotno pa so ti postopki in ukrepi vendar razkriti oziroma znani šolam (in so kot takšni vključeni v pogodbeno razmerje med šolo in podjetjem eŠola d.o.o.), saj imajo slednji kot upravljavci osebnih podatkov pravico seznaniti se z načinom, postopki in ukrepi varovanja osebnih in drugih podatkov ter pravico izvajati nadzor nad izvajanjem teh postopkov in ukrepov preko tretjih neodvisnih revizorjev. Šola je upravičena izvesti takšen nadzor brez navajanja razlogov ali drugih omejitev.

Strežniška infrastruktura je postavljena redundantno in omogoča nemoteno delovanje v primeru izpada električnih ali internetnih povezav. Podatki se hkrati shranjujejo na več strežnikov in podatkovnih nosilcev, zagotovljeno je redno varnostno kopiranje vseh podatkovnih baz in njihova varna hramba.

Poleg razrednika otroka imajo (omejen) dostop do določenih podatkov o učencu tudi učitelji, ki učenca poučujejo in ostali strokovni delavci šole, ki do podatkov lahko dostopajo (svetovalni delavec) skladno s predpisi s področja vzgoje in izobraževanja in internimi akti posamezne šole.

Dostop do podatkov šole s strani podjetja eŠola imajo le pooblaščeni delavci. Namen dostopa je nudenje uporabniške in tehnične pomoči šolam, ki se vzpostavi na podlagi predhodne zahteve šole. V ta namen je razvit sistem revizijske sledi, ki beleži dostope do podatkov in do katere imajo dostop le pooblaščeni delavci eŠole. Revizijska sled je razvita na način, da ni možno brisati ali spreminjati podatkov v revizijski sledi, s čimer je omogočena avtentičnost podatkov, ki se hranijo.

Šola je po črki zakona upravljalec osebnih podatkov oziroma »lastnik osebnih podatkov«. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spada šola, je določena v Zakonu o osnovni šoli in Zakonu o varstvu osebnih podatkov.

Zakon o varstvu osebnih podatkov pravi, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov, namen obdelave in vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki za enega ali več določenih namenov obdelujejo tudi na podlagi privolitve posameznika.

Osnovna šola obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 94. člen Zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/2006-UPB 3 in nadaljnje spremembe), na podlagi 95. in 96. člena tega zakona ter skladno z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Vrtec obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 42. člen Zakona o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/05 in nadaljnje spremembe), na podlagi 43. in 44. člena tega zakona ter skladno z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov v vrtcih.

Gimnazija obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 42. člen Zakona o gimnazijah (Uradni list RS, št. 1/2007-UPB 1 in nadaljnje spremembe), na podlagi 43. in 44. člena tega zakona in izvršilnimi predpisi.

Srednja in strokovna šola obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 86. člen Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju (Uradni list RS, št. 79/2006), na podlagi 87. In 88. člena tega zakona in izvršilnimi predpisi.

Osebni in drugi podatki, ki jih učitelji ali drugi strokovni delavci na vzgojno izobraževalni ustanovi  vnašajo v eAsistenta ob uporabi le-tega, se vpisujejo v posebno bazo podatkov eAsistenta, ki se hrani na strežnikih lociranih izključno v Sloveniji. Strežniki se nahajajo v podatkovnih centrih, ki spadajo med najmodernejše te vrste in ustrezajo vsem kriterijem, ki jih predpisujejo najnaprednejši standardi za strežniška okolja. Strežniki so varovani s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, med katere spadajo: 24/7 varnostna služba, fizične pregrade, kontrola vstopov in izstopov, profesionalni alarmni in protivlomni sistemi, plinski protipožarni sistemi, tri stopenjsko brezprekinitveno napajanje, redundantne električne, klimatske ter optične povezave,…

Strežniška infrastruktura je postavljena redundantno in omogoča nemoteno delovanje v primeru izpada električnih ali internetnih povezav. Podatki se hkrati shranjujejo na več strežnikov in podatkovnih nosilcev, zagotovljeno je redno varnostno kopiranje vseh podatkovnih baz in njihova varna hramba. 

Vzpostavljena je večnivojska zaščita sistemov: požarne pregrade, sistemi za preprečevanje vdorov, zaščite proti DDOS napadi in aplikacijske požarne pregrade, ki s pomočjo strojnega učenja na najvišjem nivoju pregledujejo promet in iščejo morebitne anomalije.

Podjetje eŠola d.o.o. za naročnike zagotavlja ločen strežniški prostor in nadomestne lokacije, ki omogočajo popolno kontrolo in varnost ter hitro posredovanje v primeru težav. Za vzdrževanje in upravljanje strežniškega okolja skrbijo certificirani sistemski skrbniki, ki se vseskozi izobražujejo, sledijo tehnološkim in varnostnim standardom ter razpolagajo s širokim naborom znanj. Njihovo delo je podvrženo rednim revizijskim pregledom za vzdrževanje informacijske varnosti skladno z mednarodnim standardom ISO 27001.

Če kontaktni podatki niso potrjeni z varnostno kodo, obstaja tveganje, da imamo na šoli vpisan napačen kontaktni podatek. Do tega lahko pride povsem enostavno zaradi človeške napake, kadar nam sporočite napačen podatek (ker se zmotite pri zapisu) ali pa do te nenamerne napake pride na naši strani, ko podatek vpisujemo v eAsistenta. Posledica tega je lahko vendar ne nujno, da informacije o vašem otroku, ki vam jih pošiljamo preko elektronske pošte in/ali SMS sporočil, pridejo do tretjih nepooblaščenih oseb in s tem posledično do zlorabe vaših ali otrokovih osebnih podatkov. 

Dodatno je prav tako zelo pomembno, da imamo nas šoli vpisane vaše pravilne kontaktne podatke, če slučajno pride do nujnih situacij, ko bi vas morali nemudoma obveščati in bi bila močno ovirana organizacija pouka ali ogroženo vaše zdravje ali zdravje vašega otroka. To se predvsem lahko zgodi v primerih, kot se je npr. pred nekaj leti, ko so se zaradi pojava žledu zapirale šole in je bil odpovedan pouk. Predvsem pa je to izjemnega pomena v današnjem času, ko smo soočeni z virusom COVID-19 in zaradi katerega smo v šolskem letu 2019/2020 tudi zaprli šolo zaradi razklicane epidemije in izvajali pouk na daljavo. Ta čas nam je pokazal kako pomemba je informacijska tehnologija in nemotena komunikacija po elektronskih poteh, saj osebni stik ni bil mogoč. 

S postopkom preverjanja vaše istovetnosti in kontaktnih podatkov nam zato zagotovite, da so v naši podatkovni bazi zapisani točni in ažurni podatki. S tem, ko na vaš elektronski naslov in mobilno številko prejmete varnostno šifro za potrditev in ko to šifro prepišete v obrazec za potrditev, smo lahko prepričani, da vi zares razpolagate z vpisanim kontaktnim podatkom in vas bomo zato lahko varno in nemoteno kontaktirali.

Splošna uredba o varstvu podatkov za starše ne prinaša posebnih novosti na področju varstva osebnih podatkov. Starši so namreč že predhodno v imenu svojih otrok imeli pravico do seznanitve, popravka, izbrisa ali ugovora o obdelavi osebnih podatkov. Te pravice jim je zagotavljal Zakon o varstvu osebnih podatkov in posamezni zakoni ter pravilniki s področja izobraževanja[1].

Kljub temu pa je eden od ciljev Splošne uredbe, posameznike seznaniti s področjem varstva osebnih podatkov ter jim na enostaven in jasen način predstaviti zakaj in za kakšen namen se osebni podatki obdelujejo ter kakšne pravice imajo v zvezi z lastnimi osebnimi podatki. Zato so v nadaljevanju predstavljene pravice, ki jih starši imajo v zvezi z lastnimi in otrokovimi osebnimi podatki.

Starši imajo v imenu svojih mladoletnih otrok, kadar zakon ne vsebuje omejitve, pravico do:

Seznanitve in dostopa do osebnih podatkov, ki jih šola obdeluje o staršu in njihovem otroku. 

Popravka osebnih podatkov, v kolikor so netočni, nepopolni ali neposodobljeni. 

Izbrisa osebnih podatkov, če to ni v nasprotju z namenom njihovega zbiranja ali drugim zakonom. Zakon o osnovni šoli[2]namreč določa zbirke osebnih podatkov, ki jih vzgojno-izobraževalni zavod lahko in mora voditi za opravljanje svoje dejavnosti. Za zbirke osebnih podatkov je v zakonu ali izvršilnem predpisu ministrstva (Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli[3]) predpisan tudi rok njihove hrambe. Določene zbirke se hranijo 1 leto po zaključku šolanja otroka, določene pa tudi trajno. 

Omejitve obdelave osebnih podatkov v kolikor starši oziroma skrbniki, na katere se osebni podatki nanašajo, izpodbijajo točnost ali posodobljenost osebnih podatkov in pravilnosti ali nepravilnosti ni mogoče ugotoviti, vendar mora vzgojno-izobraževalni zavod starša oziroma skrbnika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvestiti pred preklicem omejitve, ali je treba osebne podatke še nadalje hraniti za dokazne namene v okviru izvajanja zakonsko določene naloge.

Prijave pri Informacijskem pooblaščencu, če menijo da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov ali kršitve njihovih pravic in predhodno z vzgojno-izobraževalnim zavodom niso uspeli uskladiti svojih zahtev. Pritožbo lahko naslovijo na Informacijskega pooblaščenca, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. Email: gp.ip@ip-rs.si, Telefon: 01 230 97 30.

Starši svoje pravice uveljavljajo neposredno pri vzgojno-izobraževalnem zavodu, ki je upravljavec osebnih podatkov.

Pri obravnavanju vprašanj glede pravice do vpogleda v šolske ocene, prisotnosti na govorilnih urah in podobno je potrebno izhajati iz instituta starševske skrbi[1]. Če starši za otroka ne skrbijo, ali v primeru, ko je otrok nameščen v katero izmed oblik institucionalnega varstva (npr. v rejniško družino), ima lahko otrok imenovanega skrbnika oziroma rejnika, ki je tudi otrokov zakoniti zastopnik.

Pravico do odločanja o vseh vprašanjih v zvezi z otrokom v šoli (vključno s pravico do vpogleda v njegove osebne podatke) imajo samo otrokovi starši oziroma zakoniti zastopnik otroka (otrokov skrbnik ali rejnik, kateremu je otrok nameščen v varstvo in vzgojo). Drugemu staršu zato ne morete prepovedati seznanitve z otrokovim razvojem v šoli, saj ima nad otrokom roditeljsko pravico.

Ločevati je potrebno skrbništvo nad npr. posvojiteljstvom. Posvojitelj pridobi tudi starševsko skrb nad otrokom, skrbnik pa ne. Starševka skrb se lahko odvzame samo s pravnomočno sodno odločbo in gre za zelo hud poseg v posameznikove pravice. V primeru ločitve zakoncev pa se o odvzemu starševske skrbi ne odloča. Starševska skrb pripada skupaj obema staršema. Izvajata jo sporazumno v skladu s koristjo otroka. Kadar je eden od staršev zadržan izvajati starševsko skrb, jo izvaja drugi od staršev sam. Če eden od staršev ni več živ ali ni znan ali če mu je odvzeta starševska skrb, pripada starševska skrb drugemu od staršev.

Smiselno je, da starša z odločitvijo sodišča o stikih obvestita šolo, v katero je otrok vključen. V primeru, ko sta starša otrok razvezana oziroma ne živita več skupaj, otrok pa je zaupan v varstvo in vzgojo enemu od njiju, mora imeti vsaka odločitev šole izrecno pravno podlago, da bi enemu od staršev onemogočila vpogled v katerekoli podatke o šolanju otroka, sicer bi tako ravnanje šole pomenilo poseg v pravice starša in v otrokove pravice. Tudi vsaka prepoved, ki jo v zvezi z otrokom podajo starši, mora imeti ustrezno pravno podlago, sicer je ni mogoče upoštevati, še posebej ne v razmerju do drugega starša, katerega starševska skrb ni bila omejena.

Šola mora zato v takih primerih s pomočjo centra za socialno delo preveriti, ali je bila kateremu od staršev s sodno odločbo odvzeta starševska skrb in ali je sodišče morda odločilo o prepovedi stikov ter katere pravice je omejilo. Če teh omejitev ni, ni razloga, da šola ne bi omogočila vpogleda v šolsko dokumentacijo.

[1]Družinski zakonik.