Pogosta vprašanja

Če vašega vprašanja ni na seznamu ali pa bi nam želeli kaj sporočiti, nas kontaktirajte.

Vsebina paketne ponudbe

Za pričetek uporabe, je potrebno najprej izpolniti prijavnico, ki jo lahko dobite v šoli ali na naslovu https://www.easistent.com/starsi. Izpolnjeno prijavnico lahko oddate razredniku ali pošljete na naslov eŠola d.o.o., Cerkvena ulica 11, 4290 Tržič oziroma skenirano po elektronski pošti na naslov starsi@easistent.com.
Cena eAsistenta za starše PLUS je 26 € za celo šolsko leto. Prejemnika obvestil v paketu sta lahko oba starša.

Cena eAsistenta za učence PLUS znaša 26 €.

V kolikor ste se odločili za uporabo eAsistenta za starše PLUS in eAsistenta za učence PLUS, vam oba paketa ponujamo za znižano ceno 49 €.
Če ste naročeni na osnovni paket, lahko paket nadgradite kar prek portala za starše, v katerega se prijavite z vašim uporabniškim imenom in geslom ter vklopite PLUS pripomočke.

V kolikor bi želeli spremeniti paket iz osnovnega v PLUS, lahko zadevo uredi razrednik otroka. Za preklop na osnovni paket nas lahko kontaktirate tudi na elektronski naslov: starsi@easistent.com ali na telefonsko številko: 01 777 33 99.
Do slednjih podatkov lahko pridete na več načinov. Prvi način, ki je za starše v celoti brezplačen in izhaja iz vaše roditeljske pravice oz. pravice, ki gredo zakonitemu zastopniku mladoletne osebe, je običajni način, ki ga zagotavljajo šole skladno z veljavnimi predpisi in internimi pravilniki šole. Najpogostejša oblika seznanitve z ocenami so individualne govorilne ure z učiteljem, ki poučuje vašega otroka oziroma mu je razrednik, roditeljski sestanki ipd.

Drugi način, ki sledi sodobni informacijski tehnologiji in njenemu razvoju ter ga šola vašega otroka omogoča, je seznanitev z ocenami, izostanki, napovedanimi ocenjevanji in preverjanji znanja, opažanja učitelja o delu in vedenju otroka … prek aplikacije eAsistent za starše skladno z določbami Splošnih pogojev za uporabo eAsistent za starše, objavljenimi na https://www.easistent.com/splosni_pogoji.

Naročilo na aplikacijo eAsistent za starše za posameznika (starša oz. zakonitega zastopnika) ni obvezno in v ničemer ne posega v roditeljske pravice oziroma pravice, ki staršu pripadajo iz naslova zakonitega zastopnika. To je zgolj eden izmed neobveznih načinov seznanitve z ocenami svojega otroka, ki je bil staršem predstavljen s strani šole, ki jo otrok obiskuje. Poleg ocen ste obveščeni tudi o izostankih otroka, pohvalah ... Na spletu pa lahko pregledujete še ostale vsebine: napovedana ocenjevanja, urnik, dogodke, sporočila, vzgojne in izobraževalne članke idr.
Paket eAsistenta za starše je vezan na otroka, zato ni možno naročiti obeh paketov hkrati. Ne glede na število staršev s PLUS pripomočki je celoletna naročnina na PLUS pripomočke enaka, in sicer 26€ z vključenim DDV oziroma je v primeru osnovnega paketa brezplačna. V kolikor starš ne želi prejemati SMS in elektronskih obvestil, lahko preko nastavitev na portalu za starše obveščanje izklopi.
Šole so še vedno dolžne za starše organizirati individualne govorilne ure in roditeljske sestanke in jih z ocenami ter ostalimi podatki o otroku seznanjati brezplačno.

eAsistent za starše nikakor ne more nadomestiti osebne komunikacije, ki jo starš lahko dobi na govorilnih urah. eAsistent za starše omogoča, da so starši lahko s šolo in učitelji bolj pogosto v stiku v obdobju, ko ni govorilnih ur in tako se že sproti rešujejo vprašanja in težave s katerimi se soočajo starši in otroci. Tako se na govorilnih urah lahko posvetite temam, ki omogočajo otrokovo osebno rast in ne le zgolj o formalnostih, kot so ocene in izostanki.
Naročnina velja za celotno šolsko leto.

Izven tega obdobja se SMS in elektronska sporočila ne pošiljajo več, še vedno pa lahko do informacij pridete prek portala za starše. V kolikor otrok zaključi šolanje in z novim šolskim letom ni več vpisan v eAsistenta, do portala ne morete več dostopati.
Staršem, ki ste bili na eAsistenta za starše naročeni že v preteklem letu, se bo naročnina avtomatsko prenesla v novo šolsko leto in prijavnice ni potrebno pošiljati ponovno.

Ko otrok zaključi šolanje, se naročnina ne podaljšuje.

V primeru, če se otrok prepiše na drugo šolo ali preide iz osnovne šole na srednjo šolo, je potrebno izpolniti novo prijavnico.

V kolikor ste naročnino v lanskem šolskem letu preklicali, morate ponovno izpolniti prijavnico.
Ne, naročnino je potrebno plačati v enkratnem znesku. Če bi plačevali za vsak mesec posebej, bi na koncu plačali precej višji znesek zaradi provizije, ki jo zaračuna banka oz. pošta.
S šolskim letom 2017/2018 smo vsem učencem in dijakom omogočili dostop do eAsistenta za učence. Dostopne podatke do svojega portala učenci prejmejo v šoli.

Nadgradnjo, eAsistenta za učence PLUS, lahko starši vklopite na svojem starševskem portalu.
Cena eAsistenta za učence PLUS znaša 26 €.

V kolikor ste se odločili za uporabo eAsistenta za starše PLUS in eAsistenta za učence PLUS, vam oba paketa ponujamo za znižano ceno 49 €.
Vse spremembe v zvezi s tipom paketov eAsistenta za učence urejate starši.

Za preklop na osnovni paket eAsistenta za učence nas lahko kontaktirate na elektronski naslov starsi@easistent.com ali na telefonsko številko 01 777 33 99. Za preklop na osnovni paket eAsistenta za učence se lahko na nas obrne tudi polnoleten dijak sam.

Vklop eAsistenta za učence PLUS je možen na vašem starševskem portalu.
Naročnina 26 € za eAsistenta za učence PLUS se poravna za vsakega otroka posebej.
V letošnjem šolskem letu smo nadgradili osnovni paket za učence.

Osnovni paket za učence je sedaj na voljo vsem učencem in je brezplačen.

Vi, kot starš pa se odločite, ali želite osnovni paket nadgraditi v PLUS paket, da bo imel učenec možnost še bolje spremljati in pridobivati svoje znanje, se pravočasno in kvalitetno pripraviti na ocenjevanja znanja, spremljati aktivnosti v šoli ipd.
To ni potrebno. Starš ima lahko vklopljen osnovni paket in pri otroku naroči eAsistenta za učence PLUS.
Otrok sam sebi PLUS paketa ne more aktivirati, to lahko uredite samo starši.
Ali je pri vašem otroku vklopljen eAsistent za učence PLUS? Uporaba mobilne aplikacije za učence je namreč možna samo z naročenim paketom PLUS za učence.

V primeru, da ima otrok naročen paket PLUS in prijava v mobilno aplikacijo še vedno ne deluje, nas kontaktirajte na elektronski naslov starsi@easistent.com in zadevo bomo podrobneje preverili.

Delovanje sistema

Geslo lahko spremenite po prijavi na portal za starše. V desnem zgornjem kotu kliknite na Nastavitve. Na dnu strani je obrazec za spremembo gesla, v katerega morate najprej vpisati staro in nato novo geslo ter spremembo shraniti.
V primeru, da ste pozabili geslo, lahko nastavitve novo geslo s pomočjo obrazca za pozabljeno geslo. Kliknite na povezavo Ste pozabili geslo? ( https://www.easistent.com/pozabljeno_geslo ), vpišite vaš elektronski naslov, ter kliknite na gumb Resetiraj in sledite navodilom, ki jih boste prejeli na elektronski naslov.
To možnost imate. Z razrednikom pa se morate dogovoriti, ali mu ta oblika sporočanja opravičil ustreza.
Če šola vodi prehrano prek eAsistenta, potem lahko urejate odjave od prehrane oz. izbiro menijev prek portala za starše. S šolskim letom 2016/2017 bo možna tudi prijava in odjava prehrane za učence in dijake prek eAsistenta za učence.
V tem primeru ste prijavljeni na eAsistenta za starše za oba otroka. Če želite spremeniti pogled oz. preveriti informacije o drugem otroku, potem se levo zgoraj z miško približajte imenu vašega otroka in spodaj se bodo prikazala imena vaših otrok, med katerimi lahko izbirate.
Začetne podatke za dostop do eAsistenta za učence, učenci in dijaki običajno pridobijo v šoli.

Lahko pa dostop svojemu otroku dodelite tudi starši sami v nastavitvah starševskega portala:
1. Kliknite zgoraj desno na mali napis "Nastavitve".
2. Na levi strani ekrana se izpiše "Podatki za prijavo", kliknite na gumb s tem napisom in odprl se bo izpis uporabniškega imena in gesla otroka.
3. Če je geslo skrito z zvezdicami, pomeni, da morate ustvariti novega, če ga želite posredovati otroku. Kliknite na gumb "Novo geslo" in potrdite generiranje.
4. Prepišite podatke in jih posredujte svojemu otroku.
5. Če imate več otrok, preklopite na drugega in ponovite postopek.
Povezava Ste pozabili geslo za ponastavitev gesla se nahaja na strani za prijavo: https://www.easistent.com/prijava. Ob vnosu otrokovega elektronskega naslova bodo na njegov naslov poslana navodila za ponastavitev dostopnih podatkov.

Lahko pa dostop svojemu otroku dodelite tudi v nastavitvah starševskega portala:
1. Kliknite zgoraj desno na mali napis "Nastavitve".
2. Na levi strani ekrana se izpiše "Podatki za prijavo", kliknite na gumb s tem napisom in odprl se bo izpis uporabniškega imena in gesla otroka.
3. Kliknite na gumb "Novo geslo" in potrdite generiranje.
4. Prepišite podatke in jih posredujte svojemu otroku.
5. Če imate več otrok, preklopite na drugega in ponovite postopek.
eAsistent za učence omogoča tudi prijavo ali odjavo prehrane, če šola vodi prehrano prek eAsistenta.

Nastavitve obveščanja

V kolikor želite spremeniti elektronski naslov ali mobilno številko za obveščanje, lahko spremembo konaktnih podatkov javite kar razredniku, ki bo podatke spremenil.
S pomočjo nastavitev na portalu za starše lahko izbirate med dnevnim in tedenskim načinom obveščanja.

PLUS pripomočki vsebujejo naslednja obvestila (dnevni način):

Obvestilo o izostankih prejmete naslednji delovni dan od učiteljevega vpisa v dnevnik.
Opažanja učitelja o delu in vedenju otroka prejmete takoj, ko jih učitelj vpiše in zaključi učno uro.
Obvestilo o ocenah prejmete s 3-dnevnim zamikom, ko učitelj vpiše oceno v eRedovalnico.
Obvestila o napovedanih preverjanjih in ocenjevanjih znanja prejmete vsak petek za prihodnje tri tedne, če jih učitelj vpiše v eRedovalnico.

V kolikor vklopite tedenski način obveščanja boste zgoraj našteta obvestila prejeli vsako sredo v tedenskem povzetku. Vsak petek pa boste prejeli obvestilo o preverjanjih in ocenjevanjih znanja za prihodnje tri tedne.
Obvestilo o oceni prejmete s 3-dnevnim zamikom od dneva, ko učitelj vpiše oceno v eRedovalnico. Otrok ima tako možnost, da vam sam pove za oceno, vi pa še vedno dovolj časa, da pravočasno ukrepate, v kolikor bi bilo to potrebno.

Obvestilo prejmete po elektronski pošti in/ali SMSu, poleg tega je ocena po treh dneh prikazana v redovalnici na portalu za starše.
Podatki o ocenah se vidijo s 3-dnevnim zamikom od dneva, ko je učitelj vpisal podatke v eRedovalnico. Dokler učitelj ne vpiše ocene v eAsistenta, ocena na portalu za starše ne more biti vidna in se obvestilo o oceni ne more poslati. Predlagamo, da na to opozorite učitelja oz. razrednika vašega otroka.
• Ocene se na portalu prikažejo s 3-dnevnim zamikom.
• Napovedana preverjanja in ocenjevanja znanja se prikažejo, ko jih učitelj vpiše v eRedovalnico.
• Izostanki otroka se prikažejo z enodnevnim zamikom.
• Pohvalo in komentar starši vidijo takoj, ko jo učitelj vpiše in zaključi učno uro.
• Pripombo vidijo starši le v primeru, če se razrednik odloči posredovati informacijo o vsebini staršem.
• Domače naloge se prikažejo takoj, ko jih učitelj vpiše v eDnevnik in zaključi uro.
• Poleg zgornjih obvestil, vidijo starši tudi sklope sporočila, predmetnik in govorilne ure, članke in prehrano, če jo šola vodi preko eAsistenta.

V osnovnem paketu starši preko spletne strani ne morejo pregledovati napovedanih ocenjevanj in preverjanj znanja, ocen, izostankov, domačih nalog ter strokovnih člankov. Če je starš naročen na PLUS pripomočke, pa ima dostop tudi do teh podatkov.
Za spremembo elektronskega naslova pri učencu se obrnite na razrednika otroka.
Takoj, ko učitelj vnese oceno v eAsistenta, se ta prikaže tudi otroku.
Obvestil o ocenah in napovedanih ocenjevanjih otroci z naročenim eAsistentom za učence PLUS ne prejemajo.

Ocene in napovedana ocenjevanja znanja se na eAsistentu za učence PLUS pojavijo takoj, ko jih učitelj vnese v eAsistenta.

Varstvo osebnih podatkov

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju je določena v Zakonu o osnovni šoli in Zakonu o varstvu osebnih podatkov.

Prvi odstavek 9. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov pravi, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

Šola obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 94. člen Zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/2006-UPB 3 in nadaljnje spremembe) na podlagi 95. in 96. člena tega zakona ter skladno z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

V Zakonu o osnovni šoli je v 95. členu zakona določeno, katere vrste zbirk osebnih podatkov lahko osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja in za katere od teh osebnih podatkov potrebuje soglasje staršev oziroma skrbnikov učencev. Da ne bomo naštevali vseh osebnih podatkov, ki jih osnovna šola lahko po zakonu zbira, naj naštejemo le tiste za katere potrebuje šola predhodno soglasje staršev oziroma skrbnikov. To so:
- podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,
- podatki o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

Za obdelavo ostalih zbirk osebnih podatkov, ki so navedeni v 95. členu, šola ne potrebuje izrecnega pooblastila starša oz. zakonitega zastopnika mladoletnega otroka, saj ima podlago za obdelavo le-teh v zakonu.

Za obdelavo osebnih podatkov v eAsistentu je šola, v skladu z 11. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov, kot upravljalec osebnih podatkov, s podpisom pogodbe za zagotavljanje storitve eAsistent, podjetje eŠola d.o.o. pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov za namen vzpostavitve in uporabe elektronskega dnevnika in redovalnice ter ostalih funkcionalnosti skladno s ponudbo. S podpisom pogodbe je podjetje eŠola d.o.o. postalo pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov, ki sme opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov samo v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen.

Pri tem gre izpostaviti to, da osebne podatke v eAsistentu šola zbira in uporablja za potrebe obveznega izobraževanja, ki je predpisano z Zakonom o osnovni šoli.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju je določena v Zakonu o gimnazijah oziroma Zakonu o poklicnem in strokovnem izobraževanju ter Zakonu o varstvu osebnih podatkov.

Prvi odstavek 9. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov pravi, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom pa se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

Gimnazije

Gimnazija obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 42. člen Zakona o gimnazijah (Uradni list RS, št. 1/2007-UPB 1 in nadaljnje spremembe) na podlagi 43. in 44. člena tega zakona ter skladno z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju srednješolskega izobraževanja.

V Zakonu o gimnazijah je v 42. členu zakona določeno, katere vrste zbirk osebnih podatkov lahko gimnazija zbira, obdeluje, shranjuje in posreduje in za katere od teh osebnih podatkov potrebuje soglasje dijakov, staršev oziroma skrbnikov. Da ne bomo naštevali vseh osebnih podatkov, ki jih gimnazija lahko po zakonu zbira, naj naštejemo le tiste za katere potrebuje šola predhodno soglasje dijakov, staršev oziroma skrbnikov. To so:
- evidence o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba.

Za obdelavo ostalih zbirk osebnih podatkov, ki so navedeni v 42. členu, šola ne potrebuje izrecnega pooblastila starša oz. zakonitega zastopnika mladoletnega otroka, saj ima podlago za obdelavo le-teh v zakonu.

Srednje in poklicne šole

Srednja in poklicna šola obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 86. člen Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju (Uradni list RS, št. 79/2006) na podlagi 87. In 88. člena tega zakona ter skladno z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju srednješolskega izobraževanja.

V Zakonu o poklicnem in strokovnem izobraževanju je v 86. členu zakona določeno, katere vrste zbirk osebnih podatkov lahko srednja in poklicna šola zbira, obdeluje, shranjuje in posreduje in za katere od teh osebnih podatkov potrebuje soglasje dijakov, staršev oziroma skrbnikov. Da ne bomo naštevali vseh osebnih podatkov, ki jih srednja in poklicna šola lahko po zakonu zbira, naj naštejemo le tiste za katere potrebuje šola predhodno soglasje dijakov, staršev oziroma skrbnikov. To so:
- evidence o dijakih, ki jih obravnava svetovalna služba.

Za obdelavo osebnih podatkov v eAsistentu je šola, v skladu z 11. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov, kot upravljalec osebnih podatkov, s podpisom pogodbe za zagotavljanje storitve eAsistent, podjetje eŠola d.o.o. pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov za namen vzpostavitve in uporabe elektronskega dnevnika in redovalnice ter ostalih funkcionalnosti skladno s ponudbo. S podpisom pogodbe je podjetje eŠola d.o.o. postalo pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov, ki sme opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov samo v okviru naročnikovih pooblastil in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen.

Pri tem gre izpostaviti to, da osebne podatke v eAsistentu šola zbira in uporablja za potrebe obveznega izobraževanja, ki je predpisano z Zakonom o gimnazijah oziroma Zakonom o poklicnem in strokovnem izobraževanju.
Vsi podatki, ki se obdelujejo v eAsistentu, se nahajajo na strežnikih, ki so locirani v Sloveniji in so zavarovani z ustrezno enkripcijo. Spletna stran www.easistent.com, preko katere uporabniki dostopajo do eAsistenta, je zavarovana s SSL certifikatom najvišje kakovosti s TLS enkripcijo.

Strežniki se nahajajo v podatkovnih centrih, ki spadajo med najmodernejše te vrste in ustrezajo vsem kriterijem, ki jih predpisujejo najnaprednejši standardi. Strežniki so 24 ur na dan varovani tako logistično kot tehnično (varnostna služba, kontrola vstopov in izstopov, profesionalni alarmni in protivlomni sistemi, plinski protipožarni sistem, tri stopenjsko brezprekinitveno napajanje, redundantne električne ter optične povezave ...).

Podatki so varno shranjeni v podatkovnih centrih, izvaja se dnevno in tedensko varnostno kopiranje pomembnih podatkov.
Varnostno kopiranje podatkov se izvaja na več lokacij, tako da če strežniki na eni lokaciji odpovedo, delo prevzamejo strežniki na drugih lokacijah. Izvaja se dnevno in tedensko varnostno kopiranje vseh pomembnih podatkov.
V skladu z zadnjim sprejetim Zakonom o elektronskih komunikacijah smo s spletnih strani umaknili vse piškotke, ki bi lahko na kakršen koli način izkazali identiteto posameznika in uporabljamo le najbolj nujno potreben piškotek za delovanje spletne strani. Več o tem si lahko preberete na naslovu https://www.easistent.com/piskotki .
Šola, kot upravljalec osebnih podatkov, je v skladu z 11. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov, s podpisom pogodbe za zagotavljanje storitve eAsistent, podjetje eŠola d.o.o. pooblastila za obdelavo osebnih podatkov za namene vzpostavitve in delovanja elektronskega dnevnika in redovalnice za učitelje ter ostale strokovne delavce šole ter ostalih evidenc, ki jih vodijo znotraj posamezne šole in tudi za posredovanje teh podatkov staršem iz eRedovalnice in eDnevnika preko storitve eAsistent za starše.

S podpisom pogodbe je podjetje eŠola d.o.o. postala pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov, kot to določa 11. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov. Pogodbeni obdelovalec (podjetje eŠola d.o.o.) sme opravljati posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov samo v okviru naročnikovih pooblastil (šola) in osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen.

eŠola d.o.o. je za pošiljanje obvestil staršem v okviru storitve eAsistent za starše pridobila kontaktne podatke staršev na podlagi izponjenih in podpisanih prijavnic eAsistent za starše.

V kolikor se starši želijo seznaniti s pooblastili, ki jih je šola, ki jo otrok obiskuje, prenesla na svojega pogodbenega obdelovalca, t.j. družbo eŠola d.o.o., ali z vsebino pogodbenega razmerja ter drugimi splošnimi akti, ki urejajo naravo obdelave osebnih podatkov in načine zavarovanja le-teh v skladu s 24. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov, so starši na podlagi zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, upravičeni podati tovrstno zahtevo na šoli otroka, ki je zavezana k posredovanju informacij, ki so javnega značaja.
V podjetju eŠola smo v skladu s 25. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov sprejeli Pravilnik o varovanju osebnih in zaupnih podatkov, vsak zaposleni, ki pri svojem delu lahko pride v stik z osebnimi podatki se mora pred nastopom dela seznaniti s sprejetim pravilnikom in podpisati tudi izjavo o varovanju osebnih in zaupnih podatkov. Direktor s posebnim pooblastilom pooblasti delavca, ki bi lahko dostopal do osebnih podatkov.

V podjetju opravljamo redna izobraževanja na temo varstva osebnih podatkov in aktivno spremljamo novosti in primere dobrih praks s tega področja. Ker se zavedamo, da je varstvo podatkov za nas izjemnega pomena smo z začetkom šolskega leta 2013 v podjetje začeli vpeljevati sistem za upravljanje varovanja informacij (SUVI) s ciljem pridobitve certifikata informacijske varnosti ISO 27001.

Vzpostavljene imamo tehnične mehanizme, ki ločujejo dostope do podatkov in Katalog pooblastil, da v vsakem trenutku vemo kdo ima dostop do posameznih podatkov, med katerimi so tudi osebni podatki. Testno, razvojno in produkcijsko okolje so ločeni. Vsi osebni podatki v testnem in razvojnem okolju so anonimizirani.

Vzspotavljen imamo sistem revizijske sledi, ki je zagotovljena za več vrst podatkov v sistemu, med drugim za vse osebne podatke. V revizijski sledi se beležijo metapodatki s katerimi je mogoče zelo natančno rekonstruirati dogajanje in določiti posameznika. Revizijske sledi ni mogoče spreminjati ali brisati. Dostop do revizijske sledi ima le pooblaščeni delavec podjetja eŠola.

Dostop do podatkov na produkcijskem okolju imajo le pooblaščeni delavci, namenjen pa je le za potrebe nudenja uporabniške podpore šolam. Dostop do podatkov se beleži v revizijski sledi, izvede se na podlagi zahteve šole (klic na številko za pomoč uporabnikom ali elektronska pošta).

Vsi podatki, ki se obdelujejo v eAsistentu, se nahajajo na strežnikih, ki so locirani v Sloveniji in so zavarovani z ustrezno enkripcijo. Spletna stran www.easistent.com, preko katere uporabniki dostopajo do eAsistenta je zavarovana s SSL certifikatom najvišje kakovosti.

Strežniki se nahajajo v najmodernejšem podatkovnem centru, ki ustreza vsem kriterijem, ki jih predpisujejo najnaprednejši standardi. Podatkovni center je bil pregledan s strani preizkušenega revizorja informacijskih sistemov. Strežniki so 24 ur na dan varovani tako logistično kot tehnično (varnostna služba, kontrola vstopov in izstopov, profesionalni alarmni in protivlomni sistemi, plinski protipožarni sistem, tri stopenjsko brezprekinitveno napajanje, redundantne optične povezave,...).

Za dostop do eAsistenta smo uvedli strogo varnostno politiko gesel. Od uporabnikov zahtevamo, da si za dostop do eAsistenta nastavijo zahtevna gesla, ki pa jih morajo na vsake 3 mesece spremeniti in skrbno varovati. Vzpostavljen imamo tudi varnostni mehanizem za prijavo s PIN številko, kot dodatno zaščito, v kolikor bi uporabnik geslo izgubil ali bi bilo ukradeno. Dodaten varnostni mehanizem je omejitev prijav le za dovoljene IP številke. Vsi ti varnostni mehanizmi so že v osnovi na voljo tudi posameznim šolam.

S strani informacijskega pooblaščenca je bilo podanih tudi več mnenj o eAsistentu, v katerih uporabi ne nasprotuje. Mnenja so javno objavljena in dostopna na uradni strani informacijskega pooblaščenca, kjer imamo objavljen tudi katalog zbirke osebnih podatkov o naročnikih eAsistenta za starše.