Pogosta vprašanja

Če vašega vprašanja ni na seznamu ali bi nam želeli kaj sporočiti, nas kontaktiraje.

Vsebina paketne ponudbe
Kako lahko pričnem z uporabo eAsistenta za starše?

Za pričetek uporabe, je potrebno najprej izpolniti prijavnico, ki jo lahko dobite v šoli ali na naslovu https://www.easistent.com/starsi. Izpolnjeno prijavnico lahko oddate razredniku ali pošljete na naslov eŠola d.o.o., Cerkvena ulica 11, 4290 Tržič oziroma skenirano po elektronski pošti na naslov starsi@easistent.com.

Kolikšna je cena eAsistenta za starše PLUS? Ali sta prejemnika obvestil lahko oba starša?

Cena eAsistenta za starše PLUS je 26 € za celo šolsko leto. Prejemnika obvestil v paketu sta lahko oba starša oziroma skrbnika.

Cena eAsistenta za učence PLUS znaša 26 € za celo šolsko leto.

V kolikor ste se odločili za uporabo eAsistenta za starše PLUS in eAsistenta za učence PLUS, vam oba paketa ponujamo za znižano ceno 49 €.

Kako lahko spremenim paket eAsistenta za starše?

Če ste naročeni na osnovni paket, lahko paket nadgradite kar prek portala za starše, v katerega se prijavite z vašim uporabniškim imenom in geslom ter vklopite PLUS pripomočke.

V kolikor bi želeli spremeniti paket iz osnovnega v PLUS, lahko zadevo uredi razrednik otroka. Za preklop na osnovni paket nas lahko kontaktirate tudi na elektronski naslov: starsi@easistent.com ali na telefonsko številko: 01 777 33 99.

Zakaj moram plačati za vpogled v ocene in izostanke mojega otroka v eAsistentu za starše?

Do slednjih podatkov lahko pridete na več načinov. Prvi način, ki je za starše v celoti brezplačen in izhaja iz vaše roditeljske pravice oz. pravice, ki gredo zakonitemu zastopniku mladoletne osebe, je običajni način, ki ga zagotavljajo šole skladno z veljavnimi predpisi in internimi pravilniki šole. Najpogostejša oblika seznanitve z ocenami so individualne govorilne ure z učiteljem, ki poučuje vašega otroka oziroma mu je razrednik, roditeljski sestanki itd.

Drugi način, ki sledi sodobni informacijski tehnologiji in njenemu razvoju ter ga šola vašega otroka z uporabo eAsistenta omogoča, je seznanitev z ocenami preko storitve eAsistent za starše. eAsistent za starše je v osnovi brezplačno orodje, ki omogoča elektronsko komunikacijo s šolo: izmenjavo sporočil med šolo in starši, urejanje prehrane, vpogled v urnik in dogodke na šoli. Namenjen je staršem, ki želijo biti v stalnem stiku s šolo in jim tako olajša vdrževanje stika.

Naročilo storitve eAsistent za starše za posameznika (starša oz. zakonitega zastopnika) ni obvezno in v ničemer ne posega v roditeljske pravice oziroma pravice, ki staršu pripadajo iz naslova zakonitega zastopnika. To je zgolj eden izmed neobveznih načinov seznanitve z ocenami svojega otroka, ki je bil staršem predstavljen s strani šole, ki jo otrok obiskuje. Poleg ocen ste obveščeni tudi o izostankih otroka, pohvalah, napovedanih ocenjevanjih znanja... Na spletu ali preko mobilne aplikacije pa lahko pregledujete še ostale vsebine: urnik, dogodke, sporočila, vzgojne in izobraževalne članke, idr.

Ali lahko naročim enega starša na osnovni paket in drugega na PLUS pripomočke?

Paket eAsistenta za starše je vezan na otroka, zato ni možno naročiti obeh paketov hkrati. Ne glede na število staršev s PLUS pripomočki je celoletna naročnina na PLUS pripomočke enaka, in sicer 26€ z vključenim DDV (49€ za PLUS paket za starše in učence) oziroma je v primeru osnovnega paketa brezplačna. V kolikor starš ne želi prejemati SMS in elektronskih obvestil, lahko preko nastavitev na portalu za starše obveščanje izklopi.

Ali so šole še vedno dolžne starše na govorilnih urah seznanjati z ocenami, izostanki in ostalimi podatki o njihovih otrocih? Ali ni funkcija eAsistenta za starše ravno ta, da šoli ni potrebno več komunicirati s starši na govorilnih urah ampak vse poteka elektronsko?

Šole so še vedno dolžne za starše organizirati individualne govorilne ure in roditeljske sestanke in jih z ocenami ter ostalimi podatki o otroku seznanjati brezplačno.

eAsistent za starše nikakor ne more nadomestiti osebne komunikacije, ki jo starš lahko dobi na govorilnih urah. eAsistent za starše omogoča, da so starši lahko s šolo in učitelji bolj pogosto v stiku v obdobju, ko ni govorilnih ur in tako že sproti rešujejo vprašanja in morebitne težave s katerimi se soočajo. Tako se na govorilnih urah lahko posvetite temam, ki omogočajo otrokovo osebno rast in ne le zgolj formalnostim, kot je informiranje o ocenah in izostankih.

Ali naročnina velja za celotno šolsko leto?

Naročnina velja za celotno šolsko leto.

Izven tega obdobja se SMS in elektronska sporočila ne pošiljajo, še vedno pa lahko do informacij pridete prek portala za starše, do zaključka šolskega leta. V kolikor otrok zaključi šolanje in z novim šolskim letom ni več vpisan v eAsistenta, do portala ne morete več dostopati.

Ali moram vsako leto posebej izpolniti prijavnico?

Staršem, ki ste bili na eAsistenta za starše naročeni že v preteklem letu, se bo naročnina avtomatsko prenesla v novo šolsko leto in prijavnice ni potrebno pošiljati ponovno. Naročnino lahko s pisnim dopisom kadarkoli prekličete.

Ko otrok zaključi šolanje, se naročnina ne podaljšuje.
V primeru, če se otrok prepiše na drugo šolo ali preide iz osnovne šole na srednjo šolo, je potrebno izpolniti novo prijavnico.

V kolikor ste naročnino v lanskem šolskem letu preklicali, morate ponovno izpolniti prijavnico.

Ali je možno plačevati naročnino na eAsistenta po obrokih?

Ne, naročnino je potrebno plačati v enkratnem znesku. Če bi plačevali za vsak mesec posebej, bi na koncu plačali precej višji znesek zaradi provizije, ki jo zaračuna banka oz. pošta za plačilo položnice.

Kako lahko moj otrok prične uporabljati eAsistenta za učence?

S šolskim letom 2017/2018 smo vsem učencem in dijakom omogočili dostop do eAsistenta za učence. Dostopne podatke do svojega portala učenci prejmejo v šoli.

Nadgradnjo, eAsistenta za učence PLUS, lahko starši vklopite na svojem starševskem portalu.

Kakšna je cena eAsistenta za učence PLUS?

Cena eAsistenta za učence PLUS znaša 26 €.

V kolikor ste se odločili za uporabo eAsistenta za starše PLUS in eAsistenta za učence PLUS, vam oba paketa ponujamo za znižano ceno 49 €.

Kako lahko moj otrok spremeni paket eAsistenta za učence?

Vse spremembe v zvezi s tipom paketov eAsistenta za učence urejate starši.

Za preklop na osnovni paket eAsistenta za učence nas lahko kontaktirate na elektronski naslov starsi@easistent.com ali na telefonsko številko 01 777 33 99. Za preklop na osnovni paket eAsistenta za učence se lahko na nas obrne tudi polnoleten dijak sam.

Vklop eAsistenta za učence PLUS je možen na vašem starševskem portalu.

Ali moram eAsistenta za učence PLUS plačati za vsakega otroka posebej?

Naročnina 26 € za eAsistenta za učence PLUS se poravna za vsakega otroka posebej.

Zakaj bi moral učenec plačevati za svoje podatke prek eAsistenta za učence PLUS?

Osnovni paket za učence je na voljo vsem učencem in je v okviru šole brezplačen.

Starši pa se lahko sami odločite, ali želite osnovni paket nadgraditi v PLUS paket, da bo imel otrok možnost še bolje spremljati in pridobivati svoje znanje, se pravočasno in kvalitetno pripraviti na ocenjevanja znanja, spremljati aktivnosti v šoli ipd.

Ali moram imeti naročen eAsistent za starše PLUS, da lahko otroku naročim eAsistenta za učence PLUS?

To ni potrebno. Starš ima lahko vklopljen osnovni paket in pri otroku naroči eAsistenta za učence PLUS.

Ali lahko otrok sebi aktivira eAsistenta za učence PLUS?

Otrok sam sebi PLUS paketa ne more aktivirati, to lahko uredite samo starši.

Moj otrok se ne more prijaviti v mobilno aplikacijo. Kaj lahko storimo?

Ali je pri vašem otroku vklopljen eAsistent za učence PLUS? Uporaba mobilne aplikacije za učence je namreč možna samo z naročenim paketom PLUS za učence.

V primeru, da ima otrok naročen paket PLUS in prijava v mobilno aplikacijo še vedno ne deluje, nas kontaktirajte na elektronski naslov starsi@easistent.com in zadevo bomo podrobneje preverili.

Delovanje sistema
Kako spremenim geslo za dostop v spletni portal za starše?

Geslo lahko spremenite po prijavi na portal za starše. V desnem zgornjem kotu kliknite na Nastavitve. Na dnu strani je obrazec za spremembo gesla, v katerega morate najprej vpisati staro in nato novo geslo ter spremembo shraniti.

Pozabil sem geslo, kaj lahko naredim?

V primeru, da ste pozabili geslo, lahko nastavite novo geslo s pomočjo obrazca za pozabljeno geslo.

Kliknite na gumb NE MOREM SE PRIJAVITI ( https://www.easistent.com/pozabljeno_geslo), vpišite vaš elektronski naslov, ter kliknite na gumb Pošlji povezavo za nastavitev novega gesla! in sledite navodilom, ki jih boste prejeli na vaš elektronski naslov.

Ali lahko opravičim izostanek kar prek portala za starše?

To možnost imate. Z razrednikom pa se morate predhodno dogovoriti, ali mu ta oblika sporočanja opravičil ustreza.

Ali lahko odjavim prehrano za otroka prek eAsistenta za starše?

Če šola vodi prehrano prek eAsistenta, potem lahko urejate odjave od prehrane oz. izbiro menijev prek portala za starše. Enako možnost ima tudi otrok. Na šoli preverite kakšne možnosti vam omogočajo.

Ko se prijavim z geslom enega otroka, se mi odpre profil drugega otroka. Zakaj?

V tem primeru ste prijavljeni na eAsistenta za starše za oba otroka. Če želite spremeniti pogled oz. preveriti informacije o drugem otroku, potem se levo zgoraj z miško približajte imenu vašega otroka in spodaj se bodo prikazala imena vaših otrok, med katerimi lahko izbirate.

Kje lahko moj otrok pridobi podatke za dostop do eAsistenta za učence?

Začetne podatke za dostop do eAsistenta za učence, učenci in dijaki običajno pridobijo v šoli.

Lahko pa dostop svojemu otroku dodelite tudi starši sami v nastavitvah starševskega portala:
1. Kliknite zgoraj desno na mali napis "Nastavitve".
2. Na levi strani ekrana se izpiše "Podatki za prijavo", kliknite na gumb s tem napisom in odprl se bo izpis uporabniškega imena in gesla otroka.
3. Če je geslo skrito z zvezdicami, pomeni, da morate ustvariti novega, če ga želite posredovati otroku. Kliknite na gumb "Novo geslo" in potrdite generiranje.
4. Prepišite podatke in jih posredujte svojemu otroku.
5. Če imate več otrok, preklopite na drugega in ponovite postopek.

Moj otrok je pozabil geslo za dostop do svojega portala. Kaj naj naredi?

Povezava za ponastavitev gesla se nahaja na strani https://www.easistent.com/pozabljeno_geslo.
Ob vnosu otrokovega elektronskega naslova bodo na njegov naslov poslana navodila za ponastavitev dostopnih podatkov.

Lahko pa dostop svojemu otroku dodelite tudi v nastavitvah starševskega portala:
1. Kliknite zgoraj desno na mali napis "Nastavitve".
2. Na levi strani ekrana se izpiše "Podatki za prijavo", kliknite na gumb s tem napisom in odprl se bo izpis uporabniškega imena in gesla otroka.
3. Kliknite na gumb "Novo geslo" in potrdite generiranje.
4. Prepišite podatke in jih posredujte svojemu otroku.
5. Če imate več otrok, preklopite na drugega in ponovite postopek.

Ali lahko moj otrok prijavi ali odjavi prehrano prek eAsistenta za učence?

eAsistent za učence omogoča tudi prijavo ali odjavo prehrane, če šola vodi prehrano prek eAsistenta. Na šoli preverite katere možnosti omogoča.

Delovanje storitve eAsistent za starše je omejeno. Za prikaz vsebine je potrebno soglasje polnoletnega dijaka oz. polnoletne dijakinje. Kaj lahko naredim?

Po Zakonu o zakonski zvezi in družinskih razmerjih roditeljska pravica preneha s polnoletnostjo otroka. Starši so dolžni preživljati svoje otroke do polnoletnosti, tako da v skladu s svojimi sposobnostmi in zmožnostmi zagotovijo življenjske razmere, potrebne za otrokov razvoj. Če se otrok redno šola, pa tudi če se redno šola vpisan na izredni študij, so ga starši dolžni preživljati tudi po polnoletnosti, vendar največ do dopolnjenega šestindvajsetega leta starosti. Z dopolnjenim 18. letom starosti oseba pridobi polno poslovno sposobnost, s katero sama, z lastnimi dejanji in lastno voljo, vstopa v pravna razmerja in z njimi pridobiva določene dolžnosti in pravice. Zato mora dijak oziroma dijakinja z dopolnjenim 18. letom starosti šoli dati soglasje, da se starši oziroma skrbniki lahko seznanite z osebnimi podatki, ki jih o njem oz. njej vodi šola.

Za prikaz vsebine naj se polnoletni dijak oz. polnoletna dijakinja obrne na šolo, kjer bo podal/-a soglasje, da se starši oziroma skrbniki lahko seznanite z ocenami, izostanki, vzgojnimi ukrepi ter ostalimi podatki, ki jih v procesu izobraževanja vodi šola.

Nastavitve obveščanja
Kako lahko spremenim kontaktne podatke za obveščanje?

V kolikor želite spremeniti elektronski naslov ali mobilno številko za obveščanje, lahko spremembo konaktnih podatkov javite kar razredniku, ki bo podatke spremenil. Pravilni in ažurni kontaktni podatki bodo razredniku in šoli omogočili, da vas lahko kontaktirajo v nujnih primerih.

Katera obvestila so vključena v eAsistentu za starše PLUS in kako pogosto se pošiljajo?

S pomočjo nastavitev na portalu za starše lahko izbirate med dnevnim in tedenskim načinom obveščanja.

PLUS pripomočki vsebujejo naslednja obvestila (dnevni način):

Obvestilo o izostankih prejmete naslednji delovni dan od učiteljevega vpisa v dnevnik.
Opažanja učitelja o delu in vedenju otroka prejmete takoj, ko jih učitelj vpiše in zaključi učno uro.
Obvestilo o ocenah prejmete s 3-dnevnim zamikom, ko učitelj vpiše oceno v eRedovalnico. Na ta način je otroku omogočeno, da vam lahko sam pravoočasno pove za pridobljeno oceno.
Obvestila o napovedanih preverjanjih in ocenjevanjih znanja prejmete vsak petek za prihodnje tri tedne, če jih učitelj vpiše v eRedovalnico.

V kolikor vklopite tedenski način obveščanja boste zgoraj našteta obvestila prejeli vsako sredo v tedenskem povzetku. Vsak petek pa boste prejeli obvestilo o preverjanjih in ocenjevanjih znanja za prihodnje tri tedne.

Kdaj prejmem obvestilo o oceni?

Obvestilo o oceni prejmete s 3-dnevnim zamikom od dneva, ko učitelj vpiše oceno v eRedovalnico. Otrok ima tako možnost, da vam sam pove za oceno, vi pa še vedno dovolj časa, da pravočasno ukrepate, v kolikor bi bilo to potrebno.

Obvestilo prejmete po elektronski pošti in/ali SMSu, poleg tega je ocena po treh dneh prikazana v redovalnici na portalu za starše in mobilni aplikaciji.

Zakaj ne vidim podatka o oceni, čeprav mi jo je otrok zaupal že pred enim tednom?

Podatki o ocenah se vidijo s 3-dnevnim zamikom od dneva, ko je učitelj vpisal podatke v eRedovalnico. Dokler učitelj ne vpiše ocene v eAsistenta, ocena na portalu za starše ali mobilni aplikaciji ne more biti vidna in se obvestilo o oceni ne more poslati. Predlagamo, da v takem primeru stanje preverite pri učitelju oz. razredniku vašega otroka.

Na kakšen način poteka obveščanje v PLUS pripomočkih preko portala za starše in katere podatke starši pridobijo na portalu?

• Ocene se na portalu prikažejo s 3-dnevnim zamikom.
• Napovedana preverjanja in ocenjevanja znanja se prikažejo, ko jih učitelj vpiše v eRedovalnico.
• Izostanki otroka se prikažejo z enodnevnim zamikom.
• Pohvalo in komentar starši vidijo takoj, ko jo učitelj vpiše in zaključi učno uro.
• Pripombo vidijo starši le v primeru, če se razrednik odloči posredovati informacijo o vsebini staršem.
• Domače naloge se prikažejo takoj, ko jih učitelj vpiše v eDnevnik in zaključi uro.
• Poleg zgornjih obvestil, vidijo starši tudi sklope sporočila, predmetnik in govorilne ure, članke in prehrano, če jo šola vodi preko eAsistenta.

V osnovnem paketu starši preko spletne strani ne morejo pregledovati napovedanih ocenjevanj in preverjanj znanja, ocen, izostankov, domačih nalog ter strokovnih člankov. Če je starš naročen na PLUS pripomočke, pa ima dostop tudi do teh podatkov.

Kako lahko otrok spremeni svoj elektronski naslov v eAsistentu za učence?

Za spremembo elektronskega naslova pri učencu se obrnite na razrednika otroka.

Kdaj vidi otrok obvestilo o oceni v eAsistentu za učence PLUS?

Za razliko od staršev, ki oceno vidijo s 3-dnevnim zamikom, otrok obvestilo o oceni vidi takoj, ko učitelj vnese oceno v eAsistenta.

Zakaj otrok ni prejel obvestila o oceni ali ocenjevanju znanja?

SMS oziroma e-mail obvestil o ocenah in napovedanih ocenjevanjih otroci v eAsistentu za učence PLUS ne prejemajo.

Ocene in napovedana ocenjevanja znanja se na eAsistentu za učence PLUS (spletna in mobilna aplikacija) pojavijo takoj, ko jih učitelj vnese v eAsistenta.

Varstvo osebnih podatkov
Na kateri pravni podlagi lahko osnovna šola/srednja šola/vrtec v program eAsistent vnaša osebne podatke otrok brez soglasja staršev?

Rešitev eAsistent je namenjena izključno vzgojno-izobraževalnim zavodom in slednjim omogoča elektronsko vodenje šolske dokumentacije. Vrste dokumentacij, ki jih morajo VIZ voditi (med drugim tudi redovalnica in dnevnik), so določene s podzakonskimi, izvršilnimi akti, sprejetimi s strani pristojnega ministra. Z izvršilnimi akti sta določena tudi način in oblika vodenja dokumentacije. Primeroma navajamo 2. člen Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli1, v katerem je določeno:

»(1) […] Šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
(2) Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanja podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.«


Ne glede na to, ali šola vodi šolsko dokumentacijo v elektronski ali v papirnati obliki, vodenje le-te predstavlja beleženje podatkov, med drugim tudi osebnih podatkov učencev in njihovih staršev. Kateri so ti osebni podatki, ki jih šola lahko zbira in obdeluje oziroma vodi v šolski dokumentaciji, so taksativno navedeni v zakonu. V 95. členu Zakona o osnovni šoli2 je določeno:

»(1) Osnovna šola vodi naslednje zbirke podatkov:
1. zbirko podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,
2. zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah,
3. zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnosti učencev,
4. zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.
(2) Zbirka podatkov iz 1. točke prejšnjega odstavka obsega:
- podatke o učencu: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem in
- podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli.
(3) Zbirka podatkov iz 2. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz prve alinje prejšnjega odstavka še podatke o napredovanju učenca, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah.
(4) Zbirka podatkov iz 3. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz prve alinee drugega odstavka tega člena še podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju.
(5) Osebni podatki iz 3. točke prvega odstavka tega člena se zbirajo v soglasju s starši3 oziroma skrbniki učencev.
(6) Zbirka podatkov iz 4. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz 1. in 2. točke prvega odstavka tega člena še:
- družinsko in socialno anamnezo;
- razvojno anamnezo;
- strokovno interpretirane rezultate diagnostičnih postopkov;
- podatke o postopkih strokovne pomoči oziroma svetovanja;
- dokumentacijo v zvezi s postopkom usmerjanja učenca s posebnimi potrebami;
- strokovna mnenja drugih inštitucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih inštitucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic.[…]«


Iz zgoraj navedene zakonske določbe nedvoumno izhaja, katere osebne podatke je šola upravičena in hkrati dolžna pridobivati in hraniti. Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov, z izjemo podatkov iz tretje točke prvega odstavka 95. člena Zakona o osnovni šoli (to so posebne vrste osebnih podatkov), za katere je izrecno navedeno, da se zbirajo v soglasju s starši4, je zakon. To izhaja tudi iz 96. člena Zakona o osnovni šoli, v katerem je določeno:

»(1) Osebni podatki iz 95. člena tega zakona se pridobivajo iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev. Če se teh podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od staršev učenca.«
(2) Starši so dolžni vsako spremembo podatkov, vsebovanih v zbirkah podatkov iz 95. člena tega zakona, sporočiti šoli najkasneje v sedmih dneh od nastale spremembe.
(3) Starši imajo pravico do vpogleda v osebne podatke iz 95. člena tega zakona, ki se nanašajo na njihovega otroka. Staršem je treba omogočiti pregledovanje, prepisovanje in kopiranje teh podatkov.«


Šole torej za zbiranje, hrambo in obdelovanje osebnih podatkov učencev in nekaterih osebnih podatkov staršev ne potrebujejo pooblastil staršev ali drugih zakonitih zastopnikov. Pravna podlaga je zakon.

V 94. členu Zakona o osnovni šoli je določeno tudi, da je šola dolžna zbirati, obdelovati, shranjevati, posredovati in uporabljati podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov. Predpis, ki ureja varstvo osebnih podatkov je Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2)5 in Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR)6 na ravni Evropske Unije.

V 31. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov je navedeno:

»(1) Upravljavec lahko posamezna opravila v zvezi z obdelavo podatkov s pogodbo ali dogovorom zaupa obdelovalcu.
[…]
(4) Pogodbena obdelava pri obdelovalcu mora potekati na podlagi pogodbe ali drugega dogovora ali na podlagi izrecnega zakonskega pooblastila, ki obdelovalca zavezuje napram upravljavcu ter določa predmet, trajanje, vrsto in namen obdelave, vrsto osebnih podatkov, kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki ter pravice in obveznosti upravljavca ter obdelovalca….«


Iz navedene zakonske določbe izhaja, da lahko vsaka šola kot upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Za takšno ravnanje šola kot upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje soglasja, dovoljenja ali pooblastila osebe, na katero se osebni podatki nanašajo (t.j. učenec oz. starš). Pravna podlaga je zakon.


1 Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/12), Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 59/12), Pravilnik o dokumentciji v vrtcih (Uradni list RS, št. 61/12)
2 Zakon o osnovni šoli 95. člen, Zakon o gimnazijah 42. člen, Zakon o poklicnih in strokovnih šolah 86. člen, Zakon o izobraževanju odraslih 51. člen, Zakon o vrtcih 43. člen.
3 Takšno soglasje starši praviloma podajo (ali ga ne podajo) ob vpisu otroka v osnovno šolo.
4 To so podaki o zdravstvenem stanju, ki se skladno z definicijo iz 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), štejejo za posebne vrste osebnih podatkov.
5 Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), v vladnem postopku.
6 Splošna uredba o varstvu podatkov GDPR, v neposredni veljavi od 25. 5. 2018.

Kako je poskrbljeno za varnost osebnih podatkov, ki se obdelujejo v eAsistentu? Kje se nahajajo podatki? Kako ste v podjetju eŠola d.o.o. poskrbeli za varstvo osebnih podatkov? Ali ste bili pregledani s strani urada Informacijskega pooblaščenca?

Osebni in drugi podatki, ki jih učitelji ali drugi strokovni delavci na vzgojno-izobraževalni ustanovi vnašajo v eAsistenta ob uporabi le-tega, se vpisujejo v posebno bazo podatkov eAsistenta, ki se hrani na strežnikih lociranih izključno v Sloveniji. Prenos podatkov od uporabnika, bodisi učitelja, strokovnega delavca šole ali ravnatelja, do strežnikov poteka preko varne HTTPS povezave. Podjetje eŠola d.o.o. pri tem zagotavlja varnost takšnih povezav in na podlagi vzpostavljenega pogodbenega razmerja s posameznim vzgojno izobraževalnim zavodom prevzema tudi odgovornost za slednjo. Vendar pa je posamezni vzgojno-izobraževalni zavod odgovoren, da v svojih prostorih in med uporabniki eAsistenta zagotovi, da so vsi računalniki in druge naprave, ki omogočajo uporabo eAsistenta oziroma dostop do eAsistenta ter posredovanje ali pridobivanje podatkov iz baz eAsistenta, skrbno varovani. Posamezen vzgojno-izobraževalni zavod je odgovoren tudi, da z različnimi ukrepi v okviru svojih pristojnosti prepreči morebitne zlorabe uporabniških imen in gesel svojih uporabnikov eAsistenta. Podjetje eŠola d.o.o. skrbi za varnost uporabniških imen in gesel uporabnikov z različnimi tehničnimi in organizacijskimi varnostnimi ukrepi, vendar ne more zagotoviti 100% varnosti, saj je 100% varnost odvisna od končnega uporabnika. In ne nazadnje je posamezen vzgojno-izobraževalni zavod odgovoren, da ob kreiranju novega uporabniškega imena skrbno in največ v obsegu, kot je to potrebno, določi obseg pravic oz. pooblastil, ki jih posamezni učitelj ali drug strokovni delavec kot uporabnik eAsistenta ima.

Po vzpostavitvi vseh zgodnjih ukrepov, ki so skrbno načrtovani in izvedeni, podjetje eŠola d.o.o. skrbi preko številnih organizacijskih, tehničnih in logično-tehničnih postopkov in ukrepov, da vsi podatki od uporabnika v bazo podatkov eAsistent potujejo varno preko HTTPS povezave in se na strežnikih varno shranjujejo. Vsi postopki in ukrepi so določeni tako v posamičnih aktih (izdana pooblastila zaposlenim, pogodbe o zaposlitvi itd.) kot tudi v notranjih aktih podjetja eŠola d.o.o., ki enako strogo zavezujejo vse zaposlene pri podjetju eŠola d.o.o. Ključna dokumenta, ki zadevata predmetno področje sta Krovna varnostna politika in Varnostna politika, ki določata odgovornosti za varovanje informacij, varnost človeških virov, upravljanje z informacijskimi sredstvi, klasificiranje informacij, varovanje poslovne skrivnosti, varovanje osebnih podatkov, ravnanje z nosilci podatkov in informacij, nadzor dostopov, kriptografijo, fizično in okoljsko varnost, varnost operacij, varnost komunikacije, razvoj in vdrževanje informacijskih sistemov, odnose z dobavitelji, postopke v primeru varnostnih incidentov, zagotavljanje neprekinjenega poslovanja ter skladnosti z zakonodajnimi in pogodbenimi zahtevami. Vzpostavljeni so tudi kontrolni mehanizmi za dosledno spoštovanje predpisanih ukrepov in izvajanje uvedenih postopkov. Dva ključna sta redni notranji nadzor, ki ga izvajajo za to pooblaščene in usposobljene osebe, zaposlene pri eŠoli d.o.o. ter zunanji revizijski pregledi, ki se vsako leto redno izvajajo s strani neodvisnega revizijskega organa. Vsi ti postopki in ukrepi so znotraj podjetja eŠola d.o.o. skrbno varovani in akti, ki določajo takšne ukrepe, so namenjeni le interni rabi v podjetju. Razkritje teh aktov nepooblaščenim osebam, bi namreč lahko povzročilo znižanje stopnje varnosti in ogrožanje vzpostavljenih mehanizmov za varovanje osebnih in drugih podatkov. Nasprotno pa so ti postopki in ukrepi vendar razkriti oziroma znani šolam (in so kot takšni vključeni v pogodbeno razmerje med šolo in podjetjem eŠola d.o.o.), saj imajo slednji kot upravljavci osebnih podatkov pravico seznaniti se z načinom, postopki in ukrepi varovanja osebnih in drugih podatkov ter pravico izvajati nadzor nad izvajanjem teh postopkov in ukrepov preko tretjih neodvisnih revizorjev. Šola je upravičena izvesti takšen nadzor brez navajanja razlogov ali drugih omejitev.

Na tem mestu je potrebno omeniti tudi postopke in ukrepe za varovanje osebnih podatkov, ki jih izvajajo tudi vsi poslovni partnerji podjetja eŠola d.o.o., ki opravljajo za podjetje eŠola d.o.o. storitve, ki pomenijo tudi obdelavo osebnih podatkov učencev in drugih. Primeroma navajamo nekaj najbolj osnovnih ukrepov:
- podjetje eŠola d.o.o. kot pogodbeni obdelovalec je dolžan pred vzpostavitvijo pogodbenega razmerja s poslovnim partnerjem, ki bo zanj opravljal posamezna opravila, ki pomenijo tudi obdelavo osebnih podatkov, obvestiti šolo oz. upravljavca osebnih podatkov o nameravani vzpostaviti pogodbenega razmerja, vsebini le-tega ter pravni oz. fizični osebi, ki bo poslovni partner;
- vsaka šola oz. upravljavec osebnih podatkov ima pravico izraziti nestrinjanje z izbiro poslovnega partnerja ali s prenosom dela storitev, ki pomenijo tudi obdelavo osebnih podatkov na poslovnega partnerja; v primeru nestrinjanja, prenos osebnih podatkov na poslovnega partnerja ni dopusten in ga podjetje eŠola d.o.o. ne izvede;
- poslovni partner mora zagotavljati postopke in ukrepe za varovanje osebnih podatkov na način, ki mora biti enako strog ali strožji od postopkov in ukrepov, ki jih izvaja podjetje eŠola d.o.o.,
- šola kot upravljavec osebnih podatkov ima vsak trenutek pravico pridobiti informacije o vseh morebitnih poslovnih partnerjih podjetja eŠola d.o.o., ki zanj opravljajo storitve, ki pomenijo tudi obdelavo osebnih podatkov, ter pridobiti podrobnejše informacije o vsebini takšnega poslovnega sodelovanja;
- za nadzor nad delovanjem in izvajanjem ukrepov in postopkov za varovanje osebnih podatkov pri poslovnem partnerju, ki za podjetje eŠola d.o.o. opravlja storitve, ki pomenijo tudi obdelavo osebnih podatkov, imata tako podjetje eŠola d.o.o. kot tudi upravljavec osebnih podatkov zagotovljene pravice.

S strani informacijskega pooblaščenca je bilo podanih tudi več mnenj o eAsistentu, v katerih uporabi ne nasprotuje. Mnenja so javno objavljena in dostopna na uradni strani informacijskega pooblaščenca.

Kako je poskrbljeno za varnostne kopije podatkov v primeru, da strežnik ponudnika preneha z delovanjem?

Strežniška infrastruktura je postavljena redundantno in omogoča nemoteno delovanje v primeru izpada električnih ali internetnih povezav. Podatki se hkrati shranjujejo na več strežnikov in podatkovnih nosilcev, zagotovljeno je redno varnostno kopiranje vseh podatkovnih baz in njihova varna hramba.

Kdo vse ima pooblastila za vpogled v podatke o mojem otroku?

Poleg razrednika otroka imajo (omejen) dostop do določenih podatkov o učencu tudi učitelji, ki učenca poučujejo in ostali strokovni delavci šole, ki do podatkov lahko dostopajo (svetovalni delavec) skladno s predpisi s področja vzgoje in izobraževanja in internimi akti posamezne šole.

Dostop do podatkov šole s strani podjetja eŠola imajo le pooblaščeni delavci. Namen dostopa je nudenje uporabniške in tehnične pomoči šolam, ki se vzpostavi na podlagi predhodne zahteve šole. V ta namen je razvit sistem revizijske sledi, ki beleži dostope do podatkov in do katere imajo dostop le pooblaščeni delavci eŠole. Revizijska sled je razvita na način, da ni možno brisati ali spreminjati podatkov v revizijski sledi, s čimer je omogočena avtentičnost podatkov, ki se hranijo.

Ker gre za občutljivo področje osebnih podatkov tako o učencih kot tudi o starših, nas zanima, kdo je lastnik podatkov (eŠola ali šola)?

Šola je po črki zakona upravljalec osebnih podatkov oziroma »lastnik osebnih podatkov«. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor spada šola, je določena v Zakonu o osnovni šoli in Zakonu o varstvu osebnih podatkov.

Zakon o varstvu osebnih podatkov pravi, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov, namen obdelave in vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki za enega ali več določenih namenov obdelujejo tudi na podlagi privolitve posameznika.

Osnovna šola obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 94. člen Zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/2006-UPB 3 in nadaljnje spremembe), na podlagi 95. in 96. člena tega zakona ter skladno z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Vrtec obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 42. člen Zakona o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/05 in nadaljnje spremembe), na podlagi 43. in 44. člena tega zakona ter skladno z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov v vrtcih.

Gimnazija obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 42. člen Zakona o gimnazijah (Uradni list RS, št. 1/2007-UPB 1 in nadaljnje spremembe), na podlagi 43. in 44. člena tega zakona in izvršilnimi predpisi.

Srednja in strokovna šola obdeluje osebne podatke v obsegu, ki ga določa 86. člen Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju (Uradni list RS, št. 79/2006), na podlagi 87. In 88. člena tega zakona in izvršilnimi predpisi.

Kako imate urejeno varovanje strežnikov? Kje se podatki shranjujejo?

Vsi podatki, ki se obdelujejo v eAsistentu, se nahajajo na strežnikih, ki so locirani v Sloveniji in so zavarovani z ustrezno enkripcijo. Spletna stran www.easistent.com, preko katere uporabniki dostopajo do eAsistenta, je zavarovana s SSL certifikatom najvišje kakovosti s TLS enkripcijo.

Strežniška infrastruktura se nahaja v modernem podatkovnem centru, ki po opremeljenosti, varnosti in zanesljivosti predstavlja sam vrh ponudbe. Vsi strežniki in podatki se nahajajo izključno v Sloveniji in se ne iznašajo v druge države.

Strežniška infrastruktura je postavljena redundantno in omogoča nemoteno delovanje v primeru izpada električnih ali internetnih povezav. Podatki se hkrati shranjujejo na več strežnikov in podatkovnih nosilcev, zagotovljeno je redno varnostno kopiranje vseh podatkovnih baz in njihova varna hramba.

Napredne strežniške storitve zagotavljajo certificirani sistemski skrbniki, ki se vseskozi izobražujejo, sledijo tehnološkim in varnostnim standardom ter razpolagajo s širokim naborom sistemskih znanj.

Ali lahko polnoletni dijak oziroma dijakinja staršu oziroma skrbniku prepove seznanitev z ocenami, izostanki ter ostalimi podatki, ki jih vodi šola?

Po Zakonu o zakonski zvezi in družinskih razmerjih roditeljska pravica preneha s polnoletnostjo otroka. Starši so dolžni preživljati svoje otroke do polnoletnosti, tako da v skladu s svojimi sposobnostmi in zmožnostmi zagotovijo življenjske razmere, potrebne za otrokov razvoj. Če se otrok redno šola, pa tudi če se redno šola vpisan na izredni študij, so ga starši dolžni preživljati tudi po polnoletnosti, vendar največ do dopolnjenega šestindvajsetega leta starosti. Z dopolnjenim 18. letom starosti oseba pridobi polno poslovno sposobnost, s katero sama, z lastnimi dejanji in lastno voljo, vstopa v pravna razmerja in z njimi pridobiva določene dolžnosti in pravice. Zato mora dijak oziroma dijakinja z dopolnjenim 18. letom starosti šoli dati soglasje, da se starši oziroma skrbniki lahko seznanite z osebnimi podatki, ki jih o njem oz. njej vodi šola.