Komunikacija
Varna interna komunikacija
Komunikacija je sestavni del šolskega vsakdanjika in je ključna za uspešno sodelovanje. eAsistentova Komunikacija je šoli prilagojen pripomoček, ki poenostavi različne načine komuniciranja, ki potekajo v šolskem sistemu.
Razvita za potrebe šole
Pripomoček Komunikacija smo razvili izključno za potrebe šole. Zagotavljamo varno, enostavno, pozitivno in primerno komunikacijo za učitelje ter današnjo generacijo učencev. Na razpolago so trije načini komuniciranja (Osebna sporočila, Kanali, Oglasna deska), ki v kombinaciji z naprednimi možnostmi povečajo njihovo uporabnost. Komunikacija je uraden in varen način tudi za sodelovanje z učenci in starši, zaradi česar je neprimerljiv z običajnimi ponudniki elektronske pošte.
Načini komuniciranja
Osebna sporočila
Osebna sporočila so način komuniciranja, ki je uporabnikom že poznan. Sporočila izmenjujete neposredno s posamezno osebo ali manjšo skupino prejemnikov sporočila.
Kanali
Aktivno komunikacijo med prejemniki omogočajo Kanali. Uporabni so za izmenjavo mnenj večjega števila uporabnikov, pošiljanje gradiv ipd. Učitelji največkrat uporabijo kanale za izmenjavo informacij z učenci, ki jih učijo pri določenem predmetu in na ta način razširijo sodelovanje tudi izven učilnice.
Oglasne deske
Kadar želite obvestiti večje število prejemnikov (npr. zaposlene, starše, učence …), vendar ne želite, da prejemniki na vaše sporočilo odgovarjajo, uporabite Oglasno desko. Uporabite jo lahko na način, kot ste vajeni uporabe oglasne deske pred zbornico ali ob vhodu v šolo.
Imenik
Pameten imenik je aktivno sinhroniziran s šolsko bazo zaposlenih, učencev in staršev. Ko posodobite podatke v eAsistentu, na primer sprememba e-maila starša, se podatki osvežijo tudi v Komunikaciji. Osveževanje podatkov iz glavne baze eAsistenta za vašo šolo se izvaja sproti in samodejno, zato vam za to ni potredno skrbeti.
V imeniku so naslovniki razporejeni po organigramu šole, dodatna možnost je ustvarjanje lastnih skupin prejemnikov. Lažje iskanje določene osebe omogoča napreden iskalnik.
Nekaj primerov obveščanja, pri katerih vam Komunikacija olajša delo:
Učitelj matematike obvesti učence tretjih razredov, ki jih poučuje, naj k naslednji uri prinesejo šestilo.
Vozače določene relacije, za katere ste ustvarili skupino prejemnikov, obvestite o spremembi voznega reda.
Vsem staršem učencev prvega letnika pošljete obvestilo o strokovni ekskurziji.
Učitelje fizike obvestite, da so prispeli novi delovni zvezki.
Vodstvo vse zaposlene seznani s spremembo prometnega režima v okolici šole.
Status sporočila
V šoli velikokrat pošiljate zelo pomembna obvestila in je informacija o stanju ogleda sporočila s strani naslovnikov zelo dobrodošla. Te možnosti ponudniki elektronske pošte praviloma ne omogočajo. Status sporočila v Komunikaciji prikaže pošiljatelju stanje, kdo je sporočilo že prebral in kdo si ga še ni ogledal.
Oznake
Pri vsakdanji uporabi elektronske komunikacije lahko nastane veliko sporočil. Njihova organizacija je preglednejša z uporabo oznak. Določite lahko lastne oznake (Ne pozabi, Pomembno, Razpis, …) in jih dodelite posameznemu sporočilu, ki se nato shrani v razdelek Oznake. Sporočila z določeno oznako lahko, neglede na to, kje se nahajajo (Osebno, Kanal, Oglasna deska), pregledno prebirate na enem mestu.
Zakladnica
Dokumenti, ki jih pošiljate ali prejemate v Komunikaciji, so zbrani v Zakladnici. Razvrstite jih lahko po datumu, osebi, vrsti dokumenta, sporočilu ali kanalu, v katerem se nahajajo, kar vam je v pomoč pri iskanju dokumenta, za katerega se le približno spomnite, kdo oz. kdaj vam ga je poslal ali za katero vrsto dokumenta je šlo.
Osnutki
Sporočila, ki ga še ne želite poslati takoj, lahko pripravite in shranite v Osnutke. Ko boste želeli uporabiti to sporočilo, ga po potrebi naknadno uredite in odpošljete izbranim prejemnikom.
Profil oseb
Pomembno je vedeti, s kom komunicirate. Na šoli poteka komunikacija z velikim številom oseb (zaposleni, učenci, starši), zato je včasih težko, predvsem ob začetku šolskega leta, hitro prepoznati vsakega, ki vam je poslal sporočilo ali sodeluje v pogovoru znotraj Kanala.
Profil osebe, ki si ga lahko ogledate neposredno pri sporočilu določene osebe, predstavi osnovne podatke o tej osebi – ali gre za učitelja/razrednika, katere predmete uči ipd.
Ankete
Kadar potrebujete zbrana mnenja in pregled nad rezultati, vam bo možnost ustvarjanja Ankete v veliko pomoč. Ustvarite anketo s poljubnimi možnostmi odgovorov, določite, do kdaj bo na anketo možno odgovarjati in jo posredujte sodelavcem, učencem, ... Primer vprašanja "Ali bi si želeli pitnik tudi v zbornici?" z možnimi odgovori "da/ne/vseeno." Rezultati hitro predstavijo stanje mnenja o določeni temi.
Varnost
Da je komunikacija lahko uspešna, mora biti tudi varna in zanesljiva. Komunikacija poteka znotraj zaprtega sistema, ki ga nadzirate v šoli. Za prenos podatkov se uporabljajo kriptirane povezave med uporabniki ter eAsistentom in med eAsistentom ter poštnimi strežniki, prek katerih se pretakajo sporočila. Komunikacija je naložena na strežnike, ki so locirani v Sloveniji in zavarovani v skladu z najnovejšimi smernicami za informacijsko varnost.
Za dostop do sporočil je potreben uporabniški račun eAsistenta, ki ga zaposleni na šoli, učenci in starši lahko dobijo le s strani pooblaščenih oseb.
Ker je Komunikacija zaprt sistem, eliminira tako imenovani "varnostni šum", saj ni pomembno, katerega ponudnika elektronske pošte uporabljajo prejemniki in na kakšen način varujejo dostop do svojega poštnega predala.
Sporočilo, ki ga pošljete znotraj Komunikacije, bo lahko odprla in nanj odgovorila le prijavljena pooblaščena oseba z uporabniškim računom, ki ga je dobila v šoli.