Želimo, da razumete, katere podatke zbiramo in zakaj.
Prvo vprašanje, ki ga starši najpogosteje zastavljajo, ko se prvič soočijo z elektronsko eRedovalnico, eDnevnikom in drugimi moduli eAsistenta ter nato tudi z možnostjo vklopa sms obvestil o oceni, ki jo je otrok prejel pri pouku, se nanaša na pravno podlago za delovanje rešitve eAsistenta.
eAsistent
Rešitev eAsistent je namenjena vzgojno-izobraževalnim zavodom in slednjim omogoča elektronsko vodenje šolske dokumentacije. Vrste dokumentacij, ki jih morajo VIZ voditi (med drugim tudi redovalnica in dnevnik), so določene s podzakonskimi, izvršilnimi akti, sprejetimi s strani pristojnega ministra. Z izvršilnimi akti sta določena tudi način in oblika vodenja dokumentacije. Primeroma navajamo 2. člen Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli1, v katerem je določeno:
»(1) […] Šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
(2) Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanja podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.«
Ne glede na to, ali šola vodi šolsko dokumentacijo v elektronski ali v papirnati obliki, vodenje le-te predstavlja beleženje podatkov, med drugim tudi osebnih podatkov učencev in njihovih staršev. Kateri so ti osebni podatki, ki jih šola lahko zbira in obdeluje oziroma vodi v šolski dokumentaciji, so taksativno navedeni v zakonu. V 95. členu Zakona o osnovni šoli2 je določeno:
»(1) Osnovna šola vodi naslednje zbirke podatkov:
- zbirko podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,
- zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah,
- zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnosti učencev,
- zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.
(2) Zbirka podatkov iz 1. točke prejšnjega odstavka obsega: - podatke o učencu: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem in - podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli.
(3) Zbirka podatkov iz 2. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz prve alinje prejšnjega odstavka še podatke o napredovanju učenca, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah.
(4) Zbirka podatkov iz 3. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz prve alinee drugega odstavka tega člena še podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju.
(5) Osebni podatki iz 3. točke prvega odstavka tega člena se zbirajo v soglasju s starši3 oziroma skrbniki učencev.
(6) Zbirka podatkov iz 4. točke prvega odstavka tega člena obsega poleg podatkov iz 1. in 2. točke prvega odstavka tega člena še:
- družinsko in socialno anamnezo;
- razvojno anamnezo;
- strokovno interpretirane rezultate diagnostičnih postopkov;
- podatke o postopkih strokovne pomoči oziroma svetovanja;
- dokumentacijo v zvezi s postopkom usmerjanja učenca s posebnimi potrebami;
- strokovna mnenja drugih inštitucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih inštitucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic.[…]«
Iz zgoraj navedene zakonske določbe nedvoumno izhaja, katere osebne podatke je šola upravičena in hkrati dolžna pridobivati in hraniti. Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov, z izjemo podatkov iz tretje točke prvega odstavka 95. člena Zakona o osnovni šoli (to so posebne vrste osebnih podatkov), za katere je izrecno navedeno, da se zbirajo v soglasju s starši4, je zakon. To izhaja tudi iz 96. člena Zakona o osnovni šoli, v katerem je določeno:
»(1) Osebni podatki iz 95. člena tega zakona se pridobivajo iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev. Če se teh podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od staršev učenca.«
(2) Starši so dolžni vsako spremembo podatkov, vsebovanih v zbirkah podatkov iz 95. člena tega zakona, sporočiti šoli najkasneje v sedmih dneh od nastale spremembe.
(3) Starši imajo pravico do vpogleda v osebne podatke iz 95. člena tega zakona, ki se nanašajo na njihovega otroka. Staršem je treba omogočiti pregledovanje, prepisovanje in kopiranje teh podatkov.«
Šole torej za zbiranje, hrambo in obdelavo osebnih podatkov učencev in nekaterih osebnih podatkov staršev ne potrebujejo pooblastil staršev ali drugih zakonitih zastopnikov. Pravna podlaga je zakon.
V 94. členu Zakona o osnovni šoli je določeno tudi, da je šola dolžna zbirati, obdelovati, shranjevati, posredovati in uporabljati podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov. Predpis, ki bo pri nas podrobneje urejal varstvo osebnih podatkov je Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2)5, do njegovega sprejema se uporabljajo enotna pravila Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR)6 na ravni Evropske Unije, ki v členu 28 določa pravila v zvezi z obdelovalci.
Iz navedenega izhaja, da lahko vsak VIZ kot upravljavec osebnih podatkov posamezna opravila v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s pogodbo zaupa obdelovalcu. Za takšno ravnanje VIZ kot upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje soglasja, dovoljenja ali pooblastila osebe, na katero se osebni podatki nanašajo (t.j. učenec oz. starš). Pravna podlaga je uredba.
Podjetje eŠola d.o.o., ki glede na potrebe VIZ razvija in vzdržuje rešitev eAsistent, je po črki uredbe obdelovalec in pogoje ki veljajo za obdelovalce, izpolnjuje in posledično na podlagi pogodbe s posameznim VIZ, ki vsebuje in podrobno definira vse sestavine, ki so določene kot obvezne za takšno pogodbo, za VIZ opravlja posamezna opravila, ki pomenijo obdelavo osebnih podatkov in sicer v obsegu, za katerega je pooblaščena.